1. Wählen Sie Ihren Mandanten aus dem Dropdown-Menü „Client“ (Mandant).
2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Invoices“ (Rechnungen) die Option „Upload LEDES-Dateien“ (LEDES-Dateien hochladen).
Hinweis: BillingPoint akzeptiert zurzeit LEDES98B-, LEDES98BI- und LEDES XML 2.1- Rechnungsdateien zum Hochladen.
3. Sehen Sie sich das Video zum neuen Arbeitsablauf an und wählen Sie dann „Get Started“ (Los geht's). Dieses Popup-Fenster erscheint nur bei der erstmaligen Verwendung.
4. Wählen Sie das „Billing Office“ (Rechnungsgeschäftsstelle) und die „Currency“ (Währung) aus.
Ihre Standardgeschäftsstelle wird automatisch eingetragen (kann jedoch geändert werden). Wenn Sie nur eine vom Mandanten genehmigte Währung haben, wird auch diese automatisch eingetragen.
5. Nachdem Sie die Rechnungsgeschäftsstelle und die Währung ausgewählt haben, klicken Sie, um Ihre Rechnungsdateien zu suchen oder durch Ziehen hinzuzufügen (es können mehrere Dateien auf einmal hochgeladen werden).
6. Das System zeigt für jede Datei an, ob sie gültig ist oder nicht. Für ungültige Dateien werden Fehler angegeben. Ungültige Dateien müssen korrigiert und ersetzt oder entfernt werden, damit der Hochladevorgang für Rechnungsdateien fortgesetzt werden kann.
7. Wenn alle Dateien gültig sind, klicken Sie oben rechts auf „Next“ (Weiter).
Wenn Sie diese Seite verlassen, ohne auf „Next“ (Weiter) zu klicken, speichert das System die Rechnungen als Entwürfe.
8. Die Rechnungen werden automatisch für die Einreichung beim Mandanten gekennzeichnet. Schalten Sie diese Option um, wenn Sie es vorziehen, die Rechnungen als Entwurf hochzuladen. Wählen Sie die Rechnungen aus, die den MwSt.-Vorschriften unterliegen, und fügen Sie nach Bedarf Anhänge hinzu. Klicken Sie oben rechts auf „Submit“ (Einreichen) oder „Save as Draft“ (Als Entwurf speichern), um die Dateien hochzuladen.
Wenn Sie diese Seite verlassen, speichert das System die Rechnungen als Entwurf und eventuelle Anlagen werden aufbewahrt.
9. Sie werden zur Seite mit der Liste der Rechnungen weitergeleitet. Rechnungen, die als „Submission to Client“ (Einreichung beim Mandanten) gekennzeichnet sind, werden auf Einhaltung der Rechnungsregeln des Mandanten geprüft. Rechnungen, die diese Prüfung bestehen, werden beim Mandanten eingereicht.
10. Wenn Sie beim Hochladen „Submission to Client“ (Einreichung beim Mandanten) wählen, wird der Status der Rechnung auf der Rechnungslistenseite entweder als „Pending Approval“ (Wartet auf Genehmigung) oder als „Failed“ (Fehlgeschlagen) angezeigt. Wenn die Rechnung als „Pending Approval“ (Wartet auf Genehmigung) angezeigt wird, wurde sie erfolgreich beim Mandanten zur Genehmigung eingereicht und Sie sind nun fertig.
Wenn die Rechnung als „Failed“ (Fehlgeschlagen) angezeigt wird, liegen Validierungsfehler vor und die Rechnung wurde nicht beim Mandanten eingereicht. Öffnen Sie die Rechnung durch Klicken auf die blaue Rechnungsnummer, um die Fehler anzuzeigen. Sie können Korrekturen direkt im System vornehmen oder Ihre LEDES-Datei bearbeiten und erneut hochladen.
