1. Die Rechnungskontaktperson Ihrer Kanzlei erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Ihr Mandant einen Timekeeper-Stundensatz beanstandet.

2.  Wenn der Mandant Änderungen am Timekeeper-Profil erfordert (Standardrate, Datum der bestandenen Zulassungsprüfung, Informationen zur ethnischen Herkunft usw.), müssen Sie den beanstandeten Stundensatz stornieren.

3. Klicken Sie für den gewünschten Mandanten auf der Registerkarte „Timekeepers“ (Timekeeper) auf „Pending/Disputed Rates“ (Anstehende/beanstandete Stundensätze).

4. Daraufhin wird eine Liste Ihrer Timekeeper mit auf Genehmigung wartenden und beanstandeten Stundensätzen angezeigt. Klicken Sie auf den Namen des Timekeepers, um den beantragten Stundensatz anzuzeigen.

5. Wählen Sie „Void“ (Stornieren) oben rechts.

6. Um die Angaben im Timekeeper-Profil zu aktualisieren, verlassen Sie die Mandantenansicht und wählen Sie im Dropdown-Menü „Client“ (Mandant) die Option „Master Settings“ (Stammdateneinstellungen).

7. Wählen Sie „Manage Account Timekeepers“ (Konto-Timekeeper verwalten) auf der Registerkarte „Timekeepers“ (Timekeeper), um zur Liste der Konto-Timekeeper zu gehen. Die Seite zeigt alle Ihre Konto-Timekeeper und deren standardmäßige Stundensätze.

8. Klicken Sie in der Spalte „Actions“ (Aktionen) für die Timekeeper, die aktualisiert werden müssen, auf „Edit“ (Bearbeiten).

9. Aktualisieren Sie das Profil des betreffenden Timekeepers nach Bedarf. Mit einem roten Sternchen gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder (Hinweis: Die Felder „Bar Passed“ (Datum der bestandenen Zulassungsprüfung) und „First Practiced Year“ (Erstes Jahr als praktizierender Anwalt) sind nur erforderlich, wenn der Timekeeper Jura studiert hat). Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Update Timekeeper“ (Timekeeper aktualisieren).

WICHTIG: Wenn Sie den Standardstundensatz ändern, muss das Wirksamkeitsdatum des neuen Stundensatzes am oder nach dem  Wirksamkeitsdatum des derzeit angegebenen Standardstundensatzes liegen. Das System zeigt den aktuellen Standardstundensatz für jeden Timekeeper an.

10. Überprüfen Sie anhand der Erfolgsmitteilung am oberen Bildschirmrand, dass das Profil aktualisiert wurde.

11. Kehren Sie zur Mandantenansicht zurück und klicken Sie in der Registerkarte „Timekeepers“ auf „Manage Rates“ (Stundensätze verwalten).

12. Klicken Sie auf die Schaltfläche „New Rate“ (Neuer Stundensatz).

13. Füllen Sie das Formular „New Client Timekeeper Rate“ (Neuen Timekeeper-Stundensatz für den Mandanten) aus. Sie müssen Ihren Timekeeper aus der Liste der Konto-Timekeeper auswählen. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus (Hinweis: Das Gültigkeitsdatum sollte vor allen in Rechnung gestellten Zeitpunkten liegen). Wenn Ihr Mandant Mitarbeiterklassifizierungen verwendet, stehen diese in der Dropdown-Liste zur Auswahl zur Verfügung. Klicken Sie auf „Send“ (Senden), damit der Timekeeper zur Genehmigung an den Mandanten gesendet wird.

14. Danach sehen Sie den neuen Timekeeper auf der Timekeeper-Liste für den Mandanten und in der Spalte „Pending Rate“ (Anstehender Stundensatz) wird ein Stundensatz angezeigt.

15. Nachdem der Mandant den Stundensatz genehmigt hat, wird dieser in der Spalte „Approved Rate“ (Genehmigter Stundensatz) angezeigt und Sie können Leistungen für diesen Timekeeper mit dem genannten Stundensatz in Rechnung stellen.