Ces instructions ne s'appliquent qu'aux affaires faisant l'objet d'une entente sur les honoraires des chronométreurs au niveau de l'affaire.
Soumission de tarifs de chronométreur au niveau d’une affaire
1.Le contact de facturation principal recevra une notification de la nouvelle affaire par e-mail.
2. Connectez-vous à BillingPoint et choisissez l'onglet Billing Authorization [Autorisations de facturation], recherchez l'affaire attribuée. Celle-ci sera répertoriée avec le statut Pending [En attente]. Cliquez sur le numéro de l’affaire (en bleu) pour ouvrir le formulaire de soumission.
3.Sélectionnez chaque chronométreur qui travaillera sur l’affaire et saisissez leur tarif spécifique pour l’affaire. Ajoutez autant de chronométreurs que nécessaire à l'aide du bouton Select Another Timekeeper [Sélectionner un autre chronométreur]. Cliquez sur Envoyer pour soumettre au client (ou sur Enregistrer comme projet si vous n'êtes pas prêt à le soumettre).
REMARQUE : si vous devez ajouter un chronométreur à l’affaire qui n'est pas encore créé dans BillingPoint, sélectionnez le bouton Create New Timekeeper [Créer un nouveau chronométreur] (voir Ajouter un nouveau chronométreur pour des instructions supplémentaires).
4. Le statut affichera Pending Approval [Approbation en attente] après avoir été soumis. L'approbateur du client recevra une notification de la soumission.
5. Une fois approuvé, le contact de facturation de l’entreprise recevra une notification par e-mail l'informant que son affaire est disponible pour la soumission de factures. L’affaire s'affichera également avec le statut Approuvé.
Demander des modifications pour ajouter du personnel supplémentaire à l'affaire ou augmenter le(s) tarif(s) de chronométreurs
1. Cliquez sur le numéro de l’affaire pour ouvrir l'autorisation de facturation de l’affaire.
2. Cliquez sur Request a Change [Demander une modification]. Lorsqu’une alerte apparaîtra vous informant que l'autorisation de facturation actuelle sera fermée, cliquez sur OK.
REMARQUE : Une fois l'autorisation précédente fermée, vous ne pourrez plus soumettre de factures sur cette affaire tant que la nouvelle autorisation n'aura pas été approuvée.
3. Le formulaire New Billing Authorization [Nouvelle autorisation de facturation] apparaîtra. Vous devez saisir la raison de la modification demandée, puis apporter vos modifications (ajouter tout chronométreur supplémentaire qui facturera l’affaire et ses tarifs spécifiques de l’affaire ou ajuster le tarif spécifique de l’affaire de l'un des chronométreurs actuels), puis cliquer sur Envoyer (ou Enregistrer comme projet).
4. Le client doit alors approuver la modification demandée ; une fois qu'elle est approuvée, vous pouvez soumettre votre/vos facture(s).
Ajout d'un nouveau chronométreur
1. Sélectionnez le bouton Create a New Timekeeper [Créer un nouveau chronométreur] dans le formulaire d'autorisation de facturation.
2. Remplissez les champs requis dans la fenêtre et choisissez Créer un chronométreur.
3. Le chronométreur sera alors disponible pour être sélectionné en tant que chronométreur au niveau de l’affaire.
Nouvelle soumission de tarifs contestés de chronométreur au niveau d’une affaire
1. Le contact de facturation principal recevra une notification par e-mail relatifs aux tarifs contestés du chronométreur au niveau de l'affaire.
2. Connectez-vous à BillingPoint et choisissez l'onglet Billing Authorization [Autorisations de facturation], recherchez l'affaire attribuée. Celle-ci sera répertoriée avec le statut Disputed [Contestée]. Cliquez sur le numéro du dossier (en bleu) pour ouvrir le formulaire de soumission.
3.
Apportez les modifications nécessaires aux tarifs des chronométreurs sélectionnés pour l’affaire et ajoutez ou supprimez des chronométreurs si nécessaire. Cliquez sur Resubmit [Resoumettre] pour soumettre au client (ou sur Enregistrer comme projet si vous n'êtes pas prêt à le soumettre).
REMARQUE : si vous devez ajouter un chronométreur à l’affaire qui n'est pas encore créé dans BillingPoint, sélectionnez le bouton Créer un nouveau chronométreur (voir Ajouter un nouveau chronométreur pour des instructions supplémentaires).
4. Le statut affichera Pending Approval [Approbation en attente] après avoir été soumis. L'approbateur du client recevra une notification de la soumission.
5. Une fois approuvé, le contact de facturation de l’entreprise recevra une notification par e-mail l'informant que son affaire est disponible pour l'envoi de factures. L’affaire s'affichera également avec le statut Approuvée.
