1. Sélectionnez votre client dans le menu déroulant Client.
2. Sélectionnez Upload LEDES Files [Télécharger des fichiers LEDES] dans le menu déroulant de l'onglet Factures ou sur la page des factures.
Remarque : BillingPoint accepte actuellement de télécharger les fichiers de facture LEDES98B, LEDES98BI et LEDES XML 2.1.
3. Sélectionnez Billing Office [Bureau de facturation] et Currency [Devise].
Votre bureau par défaut sera rempli automatiquement (mais peut être modifié) et si vous n'avez qu'une seule devise approuvée par le client, la devise se remplira automatiquement.
4. Une fois que Billing Office et Currency sont sélectionnés, cliquez pour parcourir ou faites glisser et déposez vos fichiers de facture (nous acceptons que plusieurs fichiers soient téléchargés en même temps).
5. Le système montrera si chaque fichier est valide ou non. Pour les fichiers non valides, les erreurs seront répertoriées. Toutes les factures non valides doivent être corrigées et remplacées ou supprimées avant de poursuivre le processus de téléchargement de l'un des fichiers de facturation.
6. Une fois que tous les fichiers sont valides, cliquez sur Next [Suivant] dans le coin supérieur droit.
Si vous quittez cette page sans cliquer sur Next, le système enregistrera les factures en tant que projets.
7. Les factures seront automatiquement marquées pour être soumises au client. Activez cette option si vous préférez télécharger les factures sous forme de projet. Sélectionnez les factures qui sont soumises à la réglementation fiscale sur la TVA et ajoutez des pièces jointes si nécessaire. Cliquez sur Submit [Soumettre] ou sur Save as Draft [Enregistrer comme projet] dans le coin supérieur droit pour télécharger les fichiers.
Si vous quittez cette page, le système enregistrera les factures en tant que projets et conservera toutes les pièces jointes.
8. Vous serez redirigé vers la page de la liste des factures. Les factures marquées pour soumission au client seront validées en fonction des règles de facturation du client. Les factures validées seront remises au client.
9. Si vous avez choisi Submit to Client [Soumettre au client] lors du téléchargement, la facture affichera Pending Approval [Approbation en attente] ou Failed [Échec] comme statut sur la page de la liste des factures. Si la facture est en attente d'approbation, elle a été soumise avec succès au client pour approbation et vous avez terminé.
Si la facture est considérée comme un Échec, il y a une ou plusieurs erreurs de validation et elle n'a pas été soumise au client. Ouvrez la facture en cliquant sur le numéro de facture bleu pour afficher la ou les erreurs. Vous pouvez apporter des corrections dans le système [corrections within the system] ou modifier votre fichier LEDES et le télécharger à nouveau.
10. Si vous n'avez pas choisi Soumettre au client lors du téléchargement, la facture sera au statut Projet. Pour soumettre la facture, vous pouvez soit cocher la case à gauche de la facture et cliquer sur Soumettre au client en haut de la page, soit ouvrir la facture en cliquant sur le numéro de facture bleu et cliquer sur Soumettre au client dans la facture..
