Überblick
In mehreren Ländern müssen Rechnungen vor ihrer Gültigkeit bei der nationalen Steuerbehörde genehmigt werden. Während dieser Freigabe weist die Steuerbehörde der Rechnung eine staatliche Referenznummer zu, die die Rechnungskonformität nachweist.
EBilling.Space unterstützt nun das Speichern dieser Nummer direkt zu der Rechnung über das neue Feld "Staatl. Rechnungsnr.". Nach dem Speichern ist die Nummer in den Rechnungsdetails sichtbar, in Rechnungsdatenexporten enthalten und als Platzhalter in individuellen E-Mails und Benachrichtigungen verfügbar.
| Eigenschaft | Beschreibung |
| Feldname | Staatl. Rechnungsnr. |
| Format | Alphanumerisch, bis zu 50 Zeichen |
| Beispiel (Polen) | Die ersten zwei Ziffern: Kanzlei-ID, gefolgt von einer Referenznummer von bis zu 30 Ziffern |
| Verfügbarkeit | Kanzlei – und Mandantenseite |
| Einzigartigkeit | Die Nummer wird nicht auf Eindeutigkeit validiert |
| E-mail Platzhalter | ###gov_e_invoice_no### |
Hinzufügung der staatl. Rechnungsnummer
Sie können die staatl. Rechnungsnummer an drei verschiedenen Stellen in eB.S eingeben oder aktualisieren.
Bei der Erfassung einer Rechnung
- Gehen Sie zu Finanzen > Rechnung erfassen
Füllen Sie die Rechnungsdetails aus. Ein neues Feld "Staatl. Rechnungsnr." ist auf dem Formular wie folgt verfügbar:
- Sie können die von der Steuerbehörde zugewiesene staatl. Rechnungsnr. hier eingeben.
- Speichern Sie die Rechnung. Die Nummer wird zusammen mit der Rechnung gespeichert.
Auf der Rechnungstabellen-Seite
Wenn die Nummer bei der Rechnungserfassung nicht verfügbar war (zum Beispiel, weil die Steuerabrechnung später abgeschlossen wurde), können Sie sie diese auch auf der Rechnungstabellenseite hinzufügen oder ändern.
Gehen Sie dafür wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Finanzen > Rechnungen/Gutschriften
- Wählen Sie eine Rechnung aus und wählen Sie im '…' Menü die Option 'Bearbeiten' aus.
Der 'Bearbeiten' Dialog enthält das Feld "Staatl.Rechnungsnr." wie folgt:
- Geben Sie die Nummer ein oder aktualisieren Sie diese und speichern Sie diese ab.
Im LEDES-Upload-Protokoll (Datenimport)
Sie können auch hier die staatl. Rechnungsnr. hinzufügen (sofern Datenimport verfügbar). Nach erfolgreichem Hochladen der Rechnung/LEDES-Datei wie folgt:
- Gehen Sie zu Finanzen > Datenimport (sofern verfügbar).
- Öffnen Sie das Register 'Upload Protokoll'.
In der Spalte Optionen der entsprechenden Rechnung wählen Sie die Bearbeitungsaktion, um die staatl. Rechnungsnummer wie folgt hinzuzufügen:
Geben Sie die Nummer ein und bestätigen Sie mit 'Speichern'.
Ansicht der Nummer
Nach dem Speichern wird die staatl. Rechnungsnummer im Detailbereich auf der rechten Seite der erweiterten Rechnung angezeigt. Erweitern Sie dazu eine Rechnung in der Rechnungsliste, um jederzeit den gespeicherten Wert zu überprüfen:
Reporting und Datenexport
Der Export der Rechnungsdaten wurde sowohl auf der Rechtsabteilungs- als auch auf der Kanzleiseite erweitert. Die staatl. Rechnungsnr. ist im Rechnungsreport (Rechtsabteilung) und Rechnungsexport (Kanzlei) als zusätzliche Spalte enthalten.
Verwendung der stattl. Rechnungsnr. benutzerdefinierten E-Mails
Die staatl. Rechnungsnummer kann in E-Mail-Benachrichtigungen eingefügt werden.
Hinzufügen des Platzhalters zu einer Vorlage
- Gilt für alle E-Mail-Vorlagen, die Benachrichtigungen über Rechnungsstatus-Updates senden.
Gehen Sie zu Einstellungen > E-Mails anpassen, wo E-Mail-Platzhalter (z. B. Rechnungsnummer, Kundenname, Fälligkeitsdatum) verwaltet werden.
- Wählen Sie im Bereich "Vorhandene Platzhalter" den neuen Platzhalter "Staatl. Rechnungsnr." aus und fügen Sie diesen dort ein, wo die Nummer erscheinen sollte.
- Der Platzhalter kann sowohl in der Betreffzeile als auch im Haupttext der E-Mail verwendet werden.
- Speichern Sie die Vorlage.
Der Platzhalter verhält sich genau wie die bestehenden Platzhalter: Er verwendet dieselbe Einfügungsfunktion und Formatierungsregeln und erscheint in der Standard-Platzhalterliste.
Wie der Platzhalter aufgelöst wird
- Wenn eine E-Mail verschickt wird, wird ###gov_e_invoice_no#### durch die staatl. Rechnungsnummer ersetzt, die zu der jeweiligen Rechnung gespeichert ist, auf die sich die E-Mail bezieht.
- Wenn keine staatl. Rechnungsnummer zur Rechnung eingetragen wurde, ist der Platzhalter leer.
Anmerkungen und aktuelle Einschränkungen
- Die staatl. Rechnungsnummer wird nicht auf Eindeutigkeit geprüft. Bitte überprüfen Sie den von Ihnen eingegebenen Wert, da Duplikate vom System nicht abgelehnt werden.
- Erweiterte LEDES-Dateien, die diese Nummer enthalten, werden bisher nicht unterstützt.
- Das Feld akzeptiert jeden alphanumerischen Wert bis zu 50 Zeichen; das genaue Format hängt von der Steuerbehörde Ihres Landes ab (siehe Beispiel aus Polen in Abschnitt 1).