Über das Menü „Beschaffung“ können Sie Angebotsanfragen bearbeiten und erstellen, Anwaltskanzleien und Anwälte hinzufügen oder anzeigen, Stammdaten eingeben, Stundensätze genehmigen sowie Beziehungen zu Haupt- und lokalen Anwälten hinzufügen oder bearbeiten.
Ausschreibung (RFP)
Im Bereich „Angebotsanfragen“ können Sie bestehende Angebotsanfragen einsehen und neue erstellen.
Nutzen Sie den oberen Filter , um bestimmte Arten von Angebotsanfragen (RFPs) zu finden. Sie können filtern nach:
- Name der Angelegenheit
- Stoffart
- Anfragetyp
- Erstellungsdatum (Dropdown-Menü); hier können Sie aus einer Vielzahl von Datumsoptionen wählen, einschließlich Benutzerdefiniertes.
- Status (Dropdown-Menü); Sie können zwischen allen, pausiert, aktiv, abgelaufen, abgeschlossen oder archiviert wählen.
- Einreichungsfrist (Dropdown-Menü)
Klicken Sie auf Filter, um die Ergebnisse zu filtern, oder auf Löschen, um den Filter zurückzusetzen.
Sie können auch auf „Exportieren“ klicken, um direkt einen Angebotsanfragebericht zu erstellen. Nach dem Klick auf „Exportieren“ gelangen Sie zur Berichtsansicht, in der der Berichtstyp bereits auf „Angebotsanfragebericht“ festgelegt ist.
Hier müssen Sie Folgendes hinzufügen:
- Die Beschreibung
- Bezeichnung und Art des Sachverhalts
- Der Anfragetyp
- Der Status (aus dem Dropdown-Menü auswählen): Sie können zwischen allen, pausiert, aktiv, abgelaufen, abgeschlossen oder archiviert wählen.
- Erstellungsdatum (aus dem Dropdown-Menü auswählen); Sie können zwischen allen, pausiert, aktiv, abgelaufen, abgeschlossen oder archiviert wählen .
- Einreichungsfrist (aus dem Dropdown-Menü auswählen); Sie können zwischen allen, pausierten, aktiven, abgelaufenen, abgeschlossenen oder archivierten Einreichungen wählen.
Klicken Sie unter „Abonnement“ auf „Diesen Bericht abonnieren“, um über Aktualisierungen des Berichts informiert zu werden.
Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, um den Vorgang abzuschließen. Über die Symbole in der oberen rechten Ecke können Sie außerdem Informationen zur Seite abrufen, den Filter als Favorit markieren oder Ihre vorhandenen Favoriten durchsuchen .
Im RFP-Verzeichnis wird eine Liste der Anfragetypen angezeigt , die mit den zugehörigen Angelegenheiten verknüpft sind , zusammen mit der Art der Angelegenheit, dem Erstellungsdatum, der Einreichungsfrist, den Antworten und verschiedenen Optionen.
Durch Klicken auf den Vorgangsnamen gelangen Sie direkt zu den Anfragedetails der jeweiligen Anfrage. Hier können Sie Folgendes einsehen:
- Allgemeine Informationen, einschließlich Art des Antrags, Tochtergesellschaften, Art des Sachverhalts und Einreichungsdatum sowie Hauptgerichtsbarkeiten und eine Beschreibung der Gerichtsbarkeit .
- Zeitlicher Ablauf und Einreichungsfrist , einschließlich des Datums, bis zu dem der Vorschlag eingereicht werden muss , des Beginns und des Endes des Verfahrens.
- Details und Vorlagen zum jeweiligen Fall , einschließlich der Art des Falls und aller zugehörigen Vorlagen
- Angebotsdetails und -anforderungen , einschließlich Berechnungsgrundlage, gewünschter Kostenvoranschlag, gewünschter Personalplanung, alternativer Gebührenvereinbarung und Währung
- Die interne Zuständigkeit , einschließlich der zuständigen Abteilung und des zuständigen Ansprechpartners (über das E-Mail-Symbol können Sie die zuständige Person direkt kontaktieren).
- Der Adressat der Anfrage , einschließlich Informationen zu Anwaltskanzleien und Anwälten (beachten Sie, dass Sie über das E-Mail-Symbol direkt Kontakt zum Adressaten aufnehmen können).
Zusätzlich können Sie auf „Exportieren“ klicken , um direkt zum Abschnitt „RFP-Bericht“ zu gelangen , wie oben beschrieben.
Wenn eine Antwort vorliegt , gelangen Sie durch Klicken auf die Zahlen unterhalb der Antwort direkt zur Registerkarte „Antworten“ auf der Angebotsseite.
Am oberen Bildschirmrand sehen Sie eine Übersicht der Angebotsdetails. Diese umfasst:
- Name der Anwaltskanzlei (klicken Sie auf den Link, um direkt zur Profilseite der jeweiligen Anwaltskanzlei zu gelangen)
- Einreichungsdatum
- Erste Gesamtschätzung
- Gesamtschätzung
- Erste Gesamtstunden
- Gesamtstunden
- Alternative Gebührenvereinbarung
- Der Bildschirm „Optionen“ (klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um eine detailliertere Aufschlüsselung der Antwort zu erhalten; klicken Sie auf die Schaltfläche „Notiz“ , um eine Notiz zur Antwort hinzuzufügen)
Durch Klicken auf den Dropdown-Pfeil unterhalb von „Optionen“ wird der Abschnitt „Details“ angezeigt , der Folgendes enthält:
- Allgemeine Informationen, einschließlich Standort, zuständiger Ansprechpartner und etwaiger Interessenkonflikte
- Kostenvoranschlag , einschließlich Gesamtstunden, Gesamtgebühren und Gesamtauslagen
- Details zur alternativen Gebührenvereinbarung
- Der Personalplan enthält detaillierte Angaben zu den Teammitgliedern mit Namen, Berufserfahrung in Jahren, Einstufung, vereinbarten Stundensätzen (klicken Sie gegebenenfalls auf den Link, um zu den Einstellungen der Anwaltskanzlei zu gelangen) , Stundensatz und geschätzten Stunden .
- Ausgaben, einschließlich der Berechnungsgrundlage
Durch Klicken auf das Notizsymbol können Sie eine neue Notiz für die Antwort erstellen. Füllen Sie die Notiz aus und wählen Sie mithilfe der Kontrollkästchen aus, ob die Notiz für interne Mitarbeiter und/oder für die Anwaltskanzlei sichtbar sein soll (diese Auswahl ist optional). Klicken Sie auf „Speichern“ , um Ihre Änderungen zu speichern, oder auf „Abbrechen“ , um den Vorgang abzubrechen.
Durch Klicken auf Optionen werden Ihnen verschiedene Optionen angezeigt.
- Durch Klicken auf „Weitere Informationen“ gelangen Sie zur Ansicht „Anfragedetails“ .
- Durch Klicken auf „Bearbeiten“ können Sie die Details der Angebotsanfrage bearbeiten (mehr dazu finden Sie im Abschnitt „Erstellen einer Angebotsanfrage“ ).
- Durch Klicken auf „Pause“ können Sie das Gebot stoppen. Beachten Sie, dass eine Warnmeldung erscheint ; klicken Sie auf „Ja“ , um das Gebot zu stoppen, oder auf „Nein“ , um abzubrechen.
- Durch Klicken auf „Löschen“ können Sie die Angebotsanfrage löschen. Beachten Sie, dass eine Warnmeldung erscheint ; klicken Sie auf „Ja, löschen“ , um die Anfrage zu löschen, oder auf „Nein, nicht löschen“, um den Vorgang abzubrechen.
- Klicken Sie auf „Archivieren“ , um die Anfrage zu archivieren. Beachten Sie, dass eine Warnmeldung angezeigt wird . Klicken Sie auf „Ja“ , um die Anfrage zu archivieren, oder auf „Nein“ , um abzubrechen.
Beachten Sie, dass am Ende des Abschnitts „Antworten“ auch hilfreiche, interaktive Diagramme mit Antwortanalysen enthalten sind.
HINWEIS: Einzelheiten zu den Feldern auf der Registerkarte „Einstellungen“ finden Sie im Abschnitt „Erstellen einer Angebotsanfrage“ .
Erstellung einer Angebotsanfrage
Um eine Angebotsanfrage (RFP) zu erstellen, klicken Sie im Bereich „Filter“ auf die Schaltfläche „RFP erstellen“ . Das Fenster „Neue Angebotsanfrage (RFP) erstellen“ wird angezeigt.
Unter „Allgemeine Informationen“ können Sie:
- Fügen Sie den Anfragetyp hinzu (Dropdown-Menü).
- Tochtergesellschaften hinzufügen (Dropdown-Menü)
- Fügen Sie den Fallnamen hinzu
- Fügen Sie den Vorgangstyp hinzu (Dropdown-Menü); klicken Sie auf Kategorie hinzufügen, wenn Sie diesem Abschnitt übergeordnete Kategorien hinzufügen möchten.
- Fügen Sie die Haupt- und weitere Gerichtsbarkeiten hinzu ; klicken Sie bei gedrückter Umschalttaste, um mehrere Gerichtsbarkeiten hinzuzufügen, oder bei gedrückter Befehlstaste, um die Auswahl aufzuheben.
- Fügen Sie die Beschreibung der Gerichtsbarkeit hinzu.
- Fügen Sie alle Dokumente hinzu (Term Sheets, Strukturdiagramme usw.).
- Kommentare hinzufügen / Beschreibung des Sachverhalts
- Fügen Sie einen Text hinzu, der ein mögliches Folgetreffen beschreibt.
HINWEIS: Mit einem Sternchen (*) gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder.
Unter „Zeitplan und Einreichungsfrist“ tragen Sie bitte das Datum der erforderlichen Angebotsabgabe, das Startdatum und gegebenenfalls das Enddatum des Projekts ein . Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um anzugeben, ob die Angebotsanfrage nach Abschluss archiviert werden soll.
Unter „Angelegenheitsdetails und Vorlagen“ wählen Sie die Art der Angelegenheit (aus dem Dropdown-Menü) und die Vorlagen (aus dem Dropdown-Menü) aus.
Unter „Angebotsdetails und -anforderungen“ können Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wenn Sie ein einheitliches Angebot oder ein in Phasen unterteiltes Angebot erstellen möchten .
Bei einem einheitlichen Vorschlag müssen Sie die Dropdown-Menüs verwenden, um Folgendes anzupassen:
- Berechnungsgrundlage ( Stundensätze oder nicht angegeben )
- Gewünschte Schätzung ( genau, Bereich oder nicht angegeben )
- Personalplan anfordern ( nicht spezifiziert, nach Klassifizierung oder nach Einzelpersonen )
- Alternative Gebührenvereinbarung
- Währung
Sie können auch im Kommentarbereich Anmerkungen hinzufügen .
Bei einem in Phasen unterteilten Angebot müssen Sie die Dropdown-Menüs verwenden, um Folgendes anzupassen:
- Definition der Phase/Aufgabe
- Berechnungsgrundlage (Stundensätze oder nicht angegeben)
- Gewünschte Schätzung (genau, Bereich oder nicht angegeben)
- Personalplan anfordern (nicht spezifiziert, nach Klassifizierung oder nach Einzelpersonen)
- Alternative Gebührenvereinbarung
- Währung
Sie können auch im Kommentarbereich Anmerkungen hinzufügen .
Klicken Sie nach Abschluss Ihrer Änderungen auf „Hinzufügen “, um dem Vorschlag eine weitere Phase hinzuzufügen.
Unter „Zuständigkeit für interne Angelegenheiten“ wählen Sie in dem Dropdown-Menü die Abteilung und die zuständige Kontaktperson aus.
Unter „Empfänger der Anfrage“ wählen Sie die Anwaltskanzleien und Anwälte aus, die die Anfrage erhalten sollen. Sie können auch auf „Anwalt einladen“ klicken , um einen neuen Anwalt für die Anfrage hinzuzufügen.
Wenn Sie auf „Anwalt einladen“ klicken , füllen Sie bitte folgendes Formular aus:
- Anrede (aus einem Dropdown-Menü)
- Titel (aus einem Dropdown-Menü)
- Nachname
- Vorname
- Telefon
- Anwaltskanzlei (aus einem Dropdown-Menü)
- Datumsformat
- Sprache
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Einladung vorbereiten“ , um die Einladung zu versenden.
Sobald Sie alle Informationen zu Ihrer Angebotsanfrage eingegeben haben, klicken Sie auf „Anfrage erstellen“ , um die Angebotsanfrage zu erstellen.
Anwaltskanzleien
Im Bereich „Anwaltskanzleien“ können Sie Informationen zu den verschiedenen Anwaltskanzleien in Ihrem Verzeichnis anzeigen und bearbeiten.
Nutzen Sie den Filter , um eine Liste bestimmter Anwaltskanzleien anzuzeigen. Sie können nach Anwälten oder Kanzleien filtern oder im Dropdown-Menü unter „ Gruppieren nach“ nach Name oder Land gruppieren. Klicken Sie auf „Filter“ , um die Ergebnisse zu filtern, oder auf „Löschen“ , um die Suche zu löschen.
Das Anwaltskanzleiverzeichnis zeigt den Namen der Kanzlei sowie Details zu etwaigen Sondervereinbarungen und Fachgebieten. Über die Symbole unter „Optionen“ können Sie die Kanzlei bearbeiten oder blockieren. Ein Klick auf den Namen einer Kanzlei führt Sie zur Detailseite.
Beachten Sie, dass diese Meldung erscheint, wenn Sie ein Unternehmen blockieren . Klicken Sie auf „Blockieren“ , um fortzufahren, oder auf „Abbrechen“ , um den Vorgang abzubrechen.
Bearbeitung einer Anwaltskanzlei
Wenn Sie auf den Namen einer Anwaltskanzlei klicken (oder auf das Bearbeitungssymbol), gelangen Sie zur Detailseite der Anwaltskanzlei .
Hier sehen Sie fünf Registerkarten mit unterschiedlichen Informationen zur Anwaltskanzlei: Details, Zeiteinträge, Rechtsanalysen, Einstellungen und Dokumente.
HINWEIS: Durch Klicken auf die Schaltfläche „Bearbeiten “ gelangen Sie automatisch zur Einstellungsseite .
Registerkarte „Details“
Unter dem Reiter „Details“ können Sie Folgendes anzeigen:
- Standorte der Anwaltskanzlei
- Besondere Merkmale der Anwaltskanzlei
- Die Anwaltskanzlei „Anwälte“: Verwenden Sie den Filter, um nach dem Namen des Anwalts und/oder dem Fall zu suchen . Klicken Sie auf „Filter“, um die Ergebnisse zu filtern, oder auf „Löschen“, um Ihre Suche zu löschen.
- Hier finden Sie ein Verzeichnis der mit der Kanzlei verbundenen Anwälte . Sie sehen den Namen des Anwalts, seine Kontaktdaten, seine Klassifizierung, seine Spezialisierung, die ihm zugeordneten Fälle, seinen Stundensatz sowie das Optionsmenü.
Sie können auf die E-Mail-Adresse des Anwalts klicken, um ihn direkt zu kontaktieren, auf die zugehörigen Fälle, um zur jeweiligen Fallseite zu gelangen, oder die Schaltflächen „Blockieren“, „Bearbeiten“ und „Löschen “ unter den Optionen verwenden.
- Hier finden Sie eine Übersicht der mit der Kanzlei verbundenen Mandate . Sie sehen den Mandatsnamen, den zuständigen Mitarbeiter, die beteiligten Anwälte, weitere Anwälte, das Mandatsbudget/die Währung und die aktuellen Kosten.
Durch Klicken auf die Seiten des jeweiligen Mandats, Mitarbeiters, Anwalts oder weiterer Anwälte gelangen Sie direkt zu deren Profilen.
Registerkarte „Zeiteinträge“
Unter dem Reiter „Zeiteinträge“ können Sie die Zeiteinträge der ausgewählten Anwaltskanzlei einsehen und bearbeiten.
Am oberen Bildschirmrand sehen Sie die ausgewählte Anwaltskanzlei.
Beachten Sie, dass oben auf dem Bildschirm auch verschiedene Optionen zur Anzeige der Zeiterfassungsinformationen verfügbar sind. Sie können:
- Filtern Sie nach den Optionen (Alle aktiven Vorgänge, Neue Zeiteinträge, Meine zu akzeptierenden Zeiteinträge, Unbeantwortete Fragen und Archivierte Einträge).
- Exportdaten herunterladen
- Öffnen Sie die Registerkarte „Erweiterter Filter“ oder „Betrag“.
Der erweiterte Filter bietet Ihnen zahlreiche Filteroptionen, darunter nach Rechnung, Status, Zeit und Code, Verantwortlicher, Vorgang und weiteren Kriterien. Klicken Sie auf „Filtern“ , um zu filtern, auf „Filter speichern“ , um den Filter für die spätere Verwendung zu speichern, oder auf „Löschen“ , um Ihre Suche zu löschen.
Beachten Sie, dass Sie die Informationen durch Anklicken des Schloss-Symbols oben rechts sperren können.
Auf der Registerkarte „Betrag“ erhalten Sie eine Screenshot-Aufschlüsselung der wichtigsten Finanzinformationen mit dem jeweiligen Zeitstempel.
Unterhalb des Hauptbildschirms enthält die Liste der Zeiteinträge eine Vielzahl von Informationen.
- Ein Symbol , das den Status des Zeiteintrags darstellt.
- Der Abschnitt „Details“ enthält das Datum , die Uhrzeit der Eingabe , den Fall (klicken Sie auf den Link, um direkt zum Fallbildschirm zu gelangen), den Anwalt , die Anwaltskanzlei und die Rechnungsnummer (falls zutreffend; klicken Sie auf den Link, um direkt zum Rechnungsbildschirm zu gelangen).
- Die Angaben zu Dauer und Betrag enthalten die Dauer, den Betrag und den Stundensatz.
- Der Beschreibungstext enthält den Aufgabencode, den Aktivitätscode sowie alle anderen beschreibenden Texte.
- Unter Optionen finden Sie Symbole zum Annehmen/Ablehnen (je nach aktuellem Status), zum Stellen einer Frage, zum Hinzufügen einer Notiz, zum Anpassen des Eintrags und zum Archivieren des Eintrags .
Sie können auch auf „Vorherige Statusänderungen“ klicken , um alle Statusänderungen des Eintrags anzuzeigen.
Beachten Sie, dass beim Klicken auf das Symbol „Frage stellen“ die Seite „Sie haben eine Frage zu diesem Thema “ erscheint . Dort müssen Sie Ihre Frage eingeben und auswählen, für wen sie sichtbar sein soll: Anwalt, Projektmanager (Anwaltskanzlei) oder Anwalt und Projektmanager (Anwaltskanzlei) .
Klicken Sie auf „Senden“ , um die Frage abzusenden, oder auf „Abbrechen“ , um den Vorgang abzubrechen.
Beachten Sie, dass beim Klicken auf das Symbol „Frage stellen“ die Seite „Sie haben eine Frage zu diesem Thema “ erscheint . Dort müssen Sie Ihre Frage eingeben und auswählen, für wen sie sichtbar sein soll: Anwalt, Projektmanager (Anwaltskanzlei) oder Anwalt und Projektmanager (Anwaltskanzlei) .
Klicken Sie auf „Senden“ , um die Frage abzusenden, oder auf „Abbrechen“ , um den Vorgang abzubrechen.
Durch Klicken auf das Notizsymbol können Sie dem Eintrag eine neue Notiz hinzufügen . Geben Sie Ihre Notiz ein und markieren Sie mithilfe der Kontrollkästchen, ob sie für interne Mitarbeiter und/oder die Anwaltskanzlei sichtbar sein soll.
Klicken Sie auf „Senden“ , um die Nachricht abzusenden, oder auf „Abbrechen“ , um den Vorgang abzubrechen.
Durch Klicken auf das Symbol „Anpassen“ können Sie den Zeiteintrag direkt bearbeiten. Sie müssen Folgendes bearbeiten:
- Stundensatz, Dauer und Kosten
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um den vereinbarten Stundensatz zurückzusetzen (beachten Sie, dass Sie unterhalb dieser Option Informationen zum Stundensatz finden).
- Wählen Sie aus den Kontrollkästchen „Folgen bei Nichteinhaltung“ (Position markieren, Position als nicht abrechenbar ablehnen, Projektmanager (intern) benachrichtigen, Projektmanager (Anwälte) benachrichtigen).
Klicken Sie auf „Anpassen“ , um die Anpassung zu senden, oder auf „Abbrechen“ , um den Vorgang abzubrechen.
Registerkarte „Rechtsanalyse“
Über die Registerkarte „Rechtsanalysen“ können Sie für Anwaltskanzleien verschiedene Analysegrafiken und Diagramme anzeigen.
Verwenden Sie die Filterfunktion , um verschiedene Diagramme zu erstellen. Sie können filtern nach:
- Zeitraum (aus dem Dropdown-Menü auswählen)
- Anwälte
- Art des Materials (aus dem Dropdown-Menü auswählen)
- Abteilung (aus dem Dropdown-Menü auswählen)
- Berufserfahrung nach dem Abschluss (bitte aus dem Dropdown-Menü auswählen)
- Position (aus dem Dropdown-Menü auswählen)
- Angelegenheiten
Sie können auch das Kontrollkästchen verwenden, um alle untergeordneten Vorgänge in den Filter einzubeziehen.
Klicken Sie auf „Filter“ , um den Filter auszuführen, oder auf „Löschen“ , um zurückzukehren.
Klicken Sie oben auf das Sternsymbol , um Ihren Filter zu speichern.
Klicken Sie auf „Zusätzliche Filtereinstellungen anzeigen“ , um weitere Filtereinstellungen aufzurufen, darunter:
- Aufgabe (zum Auswählen klicken / Umschalttaste-Klick / Befehlstaste-Klick)
- Workflow-Status (aus dem Dropdown-Menü auswählen)
- Anzeigen (wählen Sie aktive Vorgänge, archivierte Vorgänge oder alle Vorgänge aus dem Dropdown-Menü aus)
- Zuständigkeit (zum Auswählen klicken / Umschalttaste-Klick / Befehlstaste-Klick)
- Kostenstelle
Die interaktiven Analysediagramme und -grafiken werden am unteren Bildschirmrand angezeigt. Sie können die Daten auch über das Menü auf der linken Seite exportieren.
Einstellungen
Über die Registerkarte „Einstellungen“ können Sie wichtige Details der Anwaltskanzlei anzeigen und bearbeiten.
Unter „Standorte von Anwaltskanzleien“ können Sie nach Standort, Anwalt, Land, Stadt, Anbieter-ID und Standortstatus filtern (Auswahl im Dropdown-Menü). Beachten Sie, dass bei der Filterung nach Status nur Standorte angezeigt werden, die vom aktuellen Benutzer geprüft werden müssen oder bereits geprüft wurden.
Klicken Sie auf „Filter“ , um die Ergebnisse zu filtern, oder auf „Löschen“ , um die Suche zu löschen. Im Abschnitt „Standort “ werden die Standorte der Anwaltskanzleien angezeigt.
Unter „Standort“ können Sie die Standortdetails einsehen und die Lieferanten-ID hinzufügen . Unter „Optionen“ können Sie den Standort speichern oder die Informationen überprüfen und genehmigen .
Unter „Allgemeine Informationen“ können Sie den Namen der Firma bearbeiten.
Unter „Rahmenvereinbarung“ stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, um eine Rahmenvereinbarung zu erstellen und allgemeine Stundensätze festzulegen . Eine Übersicht dieser Optionen finden Sie im Abschnitt „Anwaltskanzlei hinzufügen“ .
Unter „Features“ können Sie einen Text angeben, der die bestehenden Vereinbarungen, relevante Fachgebiete oder sonstige Anmerkungen detailliert beschreibt.
Unter „Standard-Stundensätze“ können Sie Standard-Stundensätze für Anwälte festlegen. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen neben „Standard-Stundensätze für Anwälte“. Weitere Informationen zu diesem Vorgang finden Sie im Bereich „Anwaltskanzlei hinzufügen“.
Im Abschnitt „Bevorzugte Fallart“ können Sie Ihre bevorzugten Fälle auswählen. Wählen Sie dazu die Fallart (aus dem Dropdown-Menü, den Ort und den Anwalt aus. Klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen“ , um den gewünschten Fall hinzuzufügen.
In diesem Abschnitt finden Sie alle Details zu den bevorzugten Themen.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen an den Einstellungen zu speichern .
Unterlagen
Im Bereich „Dokumente“ können Sie die für die Anwaltskanzlei relevanten Dokumente hochladen und ansehen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei auswählen“, um eine Datei hochzuladen. Geben Sie gegebenenfalls eine Beschreibung ein und wählen Sie die Sichtbarkeitsstufen – allgemein, nur intern und/oder nur für Anwaltskanzleien – über die Kontrollkästchen aus.
Klicken Sie auf „Hochladen“ , um die Datei hochzuladen.
Administratoroption – Authentifizierungs-E-Mails für Anwälte der Kanzlei erneut senden
Wenn ein Anwalt einer Kanzlei sich nicht mehr in EB.S einloggen kann, kontaktiert er häufig seine Mandanten oder den Support, um Hilfe zu erhalten. Dies kostet natürlich Zeit, und der Anwalt kann EB.S währenddessen nicht nutzen.
Administratoren können dem Anwalt nun eine Authentifizierungs-E-Mail mit einem Link zur EB.S-Seite „Passwort vergessen“ senden. Der Anwalt kann dort ein neues Passwort eingeben und sich anschließend erneut bei EB.S anmelden.
Klicken Sie dazu in der Spalte „Optionen “ auf „Authentifizierungs-E-Mail erneut senden“.
Sie erhalten diese Nachricht. Klicken Sie auf „Nein“ , um abzubrechen, oder auf „Ja“ , um die E-Mail erneut zu senden.
Anwaltskanzlei hinzufügen
Über die Funktion „Anwaltskanzlei hinzufügen“ können Sie eine neue Anwaltskanzlei Ihrem Verzeichnis hinzufügen.
Fügen Sie im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ den Namen der Anwaltskanzlei hinzu. Dies ist erforderlich.
Fügen Sie im Abschnitt „Anwälte“ die Informationen aller mit der Kanzlei verbundenen Anwälte hinzu. Sie müssen Folgendes eingeben:
- Anrede (aus einem Dropdown-Menü)
- Titel (aus einem Dropdown-Menü)
- Nachname (erforderlich), Vorname und E-Mail-Adresse (erforderlich)
- Telefon
- Datumsformat
- Sprache (aus einem Dropdown-Menü) (erforderlich)
Verwenden Sie im Abschnitt „Rahmenvereinbarung“ die Kontrollkästchen, um Folgendes zu tun:
- Legen Sie die zulässigen Anwälte namentlich fest. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, müssen Sie die Anwälte für die Whitelist auswählen und die Konsequenz bei Nichteinhaltung festlegen . Das bedeutet, Sie können wählen, ob nicht konforme Positionen markiert oder als nicht abrechnungsfähig abgelehnt werden; die Markierungen sind für Ihre externen Anwälte nicht sichtbar.
- Mindestvoraussetzung an Berufserfahrung für Anwälte festlegen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, müssen Sie die Mindestvoraussetzung an Berufserfahrung aus dem Dropdown-Menü auswählen und die Konsequenz bei Nichteinhaltung festlegen.
- Beschränken Sie den zulässigen Übertragungszeitraum für Zeiteinträge. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, müssen Sie den Zeitraum aus dem Dropdown-Menü auswählen und die Konsequenz bei Nichteinhaltung festlegen.
- Sondertarife für Anwälte festlegen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, müssen Sie die Währung im Dropdown-Menü auswählen und die Tarife für die verschiedenen Anwaltskategorien eingeben. Beachten Sie, dass für Partner, Counsel und Of Counsel Felder für den Stundensatz vorhanden sind .
Klicken Sie anschließend auf „Stundensätze hinzufügen“, um die Sondertarife einzugeben.
- Beschränken Sie die maximale Stundenzahl pro Tag. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, müssen Sie die Stunden aus dem Dropdown-Menü auswählen und die Konsequenz bei Nichteinhaltung festlegen.
- Mindestwortzahl pro Bericht. Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, müssen Sie die Wortzahl im Dropdown-Menü auswählen und die Konsequenz bei Nichteinhaltung festlegen.
- Mindestdauer für Zeiteinträge. Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, müssen Sie die Dauer aus dem Dropdown-Menü auswählen und die Konsequenz bei Nichteinhaltung festlegen.
- Beträge pro Ausgabenposten begrenzen. Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, müssen Sie die Ausgabenart auswählen, den Betrag eingeben und die Konsequenz bei Nichteinhaltung festlegen.
- Beträge pro Ausgabenposten begrenzen. Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, müssen Sie die Ausgabenart auswählen, den Betrag eingeben und die Konsequenz bei Nichteinhaltung festlegen .
Informationen zur Blockabrechnung : eBilling.Space nutzt KI, um Blockabrechnungspositionen zu erkennen. Wie jeder E-Mail-Spamfilter ist auch dieser nicht perfekt, die Wahrscheinlichkeit, dass ein Eintrag fälschlicherweise als Blockabrechnungsposition gekennzeichnet wird, liegt jedoch unter 8 %. Einträge, die kürzer als 30 Minuten sind, werden ignoriert.
- Ausgaben. Wenn Sie dieses Kästchen ankreuzen, müssen Sie den Betrag und die Betragsart (aus dem Dropdown-Menü) angeben und die Konsequenz der Nichteinhaltung auswählen.
Füllen Sie im Abschnitt „Merkmale “ die Texte für „ Bestehende Vereinbarungen“, „Relevante Fachgebiete“ und „Sonstige Anmerkungen“ aus.
Im Abschnitt „Standard-Stundensätze“ können Sie das Kontrollkästchen aktivieren, um Standard-Stundensätze für Anwälte festzulegen. Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, müssen Sie die Währung im Dropdown-Menü auswählen und die Sätze für die verschiedenen Anwaltskategorien eintragen. Beachten Sie, dass für Partner, Counsel und Of Counsel separate Felder für die Stundensätze vorhanden sind .
- Klicken Sie auf „Stundensätze hinzufügen“, um die Sondersätze hinzuzufügen.
Anwälte
Nutzen Sie Lawyers , um eine Liste der Anwälte in Ihrem Verzeichnis, sortiert nach Anwaltskanzleien, anzuzeigen.
Nutzen Sie den Filterbereich , um Anwälte nach Kanzlei, Standort und/oder Anwalt zu filtern . Verwenden Sie den Filter , um die Ergebnisse zu filtern, oder die Schaltfläche „Löschen“ , um die Suche zu löschen.
Unterhalb des Filterbereichs finden Sie eine Liste der Anwaltskanzleien und der jeweiligen Anwälte. Im Verzeichnis werden Name, Kontaktdaten, Fachgebiet und Spezialisierung des Anwalts angezeigt. Unter „Optionen“ können Sie einzelne Anwälte blockieren.
Klicken Sie auf den Namen des Anwalts, um zu dessen Profilseite zu gelangen. Sie können auch auf die Kontaktdaten klicken , um den Anwalt direkt per E-Mail zu kontaktieren.
Beachten Sie, dass diese Meldung erscheint, wenn Sie auf das Blockiersymbol klicken. Klicken Sie auf „Blockieren“ , um fortzufahren, oder auf „Abbrechen“ , um den Vorgang abzubrechen.
Anwalt einladen
Mit der Funktion „Anwalt einladen“ können Sie einen neuen Anwalt für das Verzeichnis erstellen oder einladen.
Sie müssen:
- Wählen Sie die Anrede aus dem Dropdown-Menü.
- Wählen Sie den Titel aus dem Dropdown-Menü.
- Bitte füllen Sie die Felder Nachname (erforderlich), Vorname und E-Mail-Adresse (erforderlich) aus.
- Geben Sie die Telefonnummer ein
- Wählen Sie die Anwaltskanzlei aus , mit der Sie verbunden sind.
- Wählen Sie das Datumsformat aus
- Sprache auswählen (erforderlich)
- Wählen Sie den Sachverhalt aus dem Dropdown-Menü (erforderlich).
- Füllen Sie gegebenenfalls eine Nachricht an den Anwalt aus.
Klicken Sie auf „Anwalt einladen“ , um die Einladung direkt an den Anwalt zu senden.
Stammdaten eingeben
Verwenden Sie die Ansicht „Stammdaten eingeben“, um die Stammdaten des Benutzers zu bearbeiten.
Sie müssen:
- Wählen Sie die Anrede aus dem Dropdown-Menü aus.
- Wählen Sie den Titel aus dem Dropdown-Menü aus.
- Bitte füllen Sie die Felder Nachname (erforderlich), Vorname und E-Mail-Adresse (erforderlich) aus.
- Geben Sie die Telefonnummer ein
- Wählen Sie die Anwaltskanzlei aus , der sie angehören (erforderlich).
- Wählen Sie das Datumsformat aus
- Sprache auswählen (erforderlich)
Klicken Sie auf Speichern , um die Stammdateneingabe abzuschließen.
Beziehungen zwischen Haupt- und lokalen Rechtsberatern
Verwenden Sie „Beziehungen zwischen Hauptanwalt und lokalem Anwalt“, um diese Beziehungen detailliert darzustellen.
Verwenden Sie den Filter , um nach Hauptanwalt, lokalem Anwalt und/oder Status zu filtern (aus einem Dropdown-Menü; Sie können im Menü Blockiert auswählen).
Klicken Sie auf „Löschen“ , um die Suche zu löschen, oder auf „Filter“ , um die Ergebnisse zu filtern.
Im Verzeichnis der Lead-/Local Counsel Relations sehen Sie den Namen des Lead Counsel und des Local Counsel ; unter Optionen können Sie die Beziehungen blockieren oder löschen .
Diese Meldung erscheint, wenn Sie eine Beziehung löschen. Klicken Sie auf „Ja, Löschen“, um die Beziehung zu löschen, oder auf „Nein“ , um den Vorgang abzubrechen.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um eine neue Beziehung hinzuzufügen.
Sobald Sie auf „Hinzufügen“ klicken , öffnet sich das Fenster „Anwalt hinzufügen“ . Sie müssen die Felder „Leitender Anwalt“ und „Lokaler Anwalt“ ausfüllen . Beide Felder sind Pflichtfelder.
