Über den Tab „Details/Benutzerkontoeinstellungen“ können Sie allgemeine Einstellungen zu Ihrem Konto und Ihren E-Mails ändern. Er ist in zwei separate Seiten unterteilt – „Details“ und „E-Mail-Einstellungen“ .

Im Abschnitt „Benachrichtigungen“ können Sie allgemeine Benachrichtigungen und Benachrichtigungen für bestimmte Angelegenheiten konfigurieren.

Im Bereich „Allgemeine Benachrichtigungen“ können Sie das Intervall (falls gewünscht) festlegen, in dem Sie E-Mail-Benachrichtigungen zu Ihren Angelegenheiten erhalten möchten. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Täglich“, „Wöchentlich“, „Monatlich“ oder „Nie“ aus . Klicken Sie auf „Speichern“ , um Ihre Änderungen zu speichern.

Unterhalb des Abschnitts „Allgemeine Benachrichtigungen“ finden Sie eine Liste der Vorgänge, für die Sie Benachrichtigungen anpassen können. Verwenden Sie den Filterbereich , um nach einem bestimmten Vorgang zu suchen.

Im Bereich „Vorfälle“ sehen Sie den Namen des jeweiligen Vorgangs und Details zu den zugehörigen Alarmregeln (sofern vorhanden). Über die beiden Bearbeiten-Schaltflächen können Sie bei jedem Vorgang entweder die Alarmeinstellungen (obere Schaltfläche) oder den Vorgang selbst (untere Schaltfläche) bearbeiten .

Um die Benachrichtigung für einen Vorgang zu bearbeiten , klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ oben und wählen Sie im Dropdown-Menü den neuen Benachrichtigungsrhythmus aus. Klicken Sie auf „Senden“ , um Ihre Änderungen zu speichern, oder auf „Abbrechen“ , um den Vorgang abzubrechen.

Klicken Sie unten auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, um direkt zu den Vorgangseinstellungen zu gelangen .

In diesem Abschnitt können Sie die grundlegenden Unternehmensdaten bearbeiten .

Im ersten Abschnitt tragen Sie Informationen wie den Firmenname, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Beginn des Geschäftsjahres usw. ein. ein. Felder mit einem Sternchen (*) sind Pflichtfelder. Aktivieren Sie das untenstehende Kontrollkästchen, wenn Sie die Steuerkennzeichen als Pflichtfelder kennzeichnen möchten.

In unternehmensweiten Konfigurationen haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Wählen Sie aus, ob der geänderte Name der Anwaltskanzleien angezeigt werden soll .
• Archivieren Sie nicht fakturierte Positionen, die älter als ein bestimmtes Datum sind; Sie können im Dropdown-Menü 3 Monate, 6 Monate oder 1 Jahr auswählen. Beachten Sie, dass das Erstellungsdatum als Referenzdatum für die Rechnungsstellung gilt.
• Wählen Sie aus, ob Sie die Anpassung von Rechnungen und Einzelposten für dieses Unternehmen zulassen möchten und/oder ob die Gesamtsumme einer Rechnung und die Anzahl der Einzelposten nur reduziert werden dürfen ; verwenden Sie die Kontrollkästchen, um eine, beide oder keine dieser Optionen auszuwählen.
• Wählen Sie Ihre Optionen für den Smart Invoice Converter ; Sie können alle Anwaltskanzleien auswählen, bestimmte Kanzleien auswählen, auf die der Converter angewendet werden soll, oder sich entscheiden, den Converter überhaupt nicht zu verwenden.
• Wählen Sie bestimmte Datumsoptionen aus oder fügen Sie einen benutzerdefinierten Datumsbereich hinzu.

Im Abschnitt „Rechnungsadresse“ können Sie Ihre Rechnungsadresse angeben. Klicken Sie auf „Speichern“ , um die Änderungen zu übernehmen.

Im Abschnitt „Tochtergesellschaften“ können Sie Tochtergesellschaften hinzufügen oder bearbeiten . Innerhalb dieses Abschnitts können Sie die verschiedenen Tochtergesellschaften per Drag & Drop neu anordnen (verwenden Sie dazu die beiden Linien auf der linken Seite). Der Abschnitt zeigt außerdem den Standort , das Land und die Währung der jeweiligen Tochtergesellschaft an .

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, um die Details der Tochtergesellschaft zu aktualisieren. Klicken Sie auf „Senden “, um die Änderungen abzusenden.

Klicken Sie auf das Symbol „Löschen “ (Papierkorb), um die Tochtergesellschaft zu entfernen.

Klicken Sie unten auf der Seite auf „Tochtergesellschaft hinzufügen“ , um eine Tochtergesellschaft zur Liste hinzuzufügen.

Im Projekt-Workflow können Sie verschiedene Workflow-Einstellungen festlegen . Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um anzugeben, ob:

• Projektmanager können Unterpunkte zu ihren Angelegenheiten erstellen.
• Projektmanagern ist es gestattet, Angelegenheiten zu regeln.
• Administratoren müssen die von Projektmanagern erstellten Dokumente freigeben.
• Die Administratoren müssen die von den Projektmanagern erstellten Einladungen an die Anwaltskanzleien freigeben.
• Den Genehmigenden sollte dauerhafter Zugang zu den Angelegenheiten gewährt werden.

Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen abzuschließen.

Im Rechnungs-Workflow können Sie verschiedene Workflow-Einstellungen für Rechnungen festlegen .

Im Abschnitt „Ausgewählte Benutzer“ können Sie die Benutzer auswählen, für die Sie einen Schritt im Rechnungsworkflow konfigurieren möchten. Sie können entweder alle Benutzer oder nur diejenigen auswählen, die in mindestens einem Fall als Projektmanager fungieren. Sie können einzelne Benutzer oder Benutzergruppen auswählen. Beachten Sie, dass Sie das Kontrollkästchen „ Projektmanager“ aktivieren müssen , um den Abschnitt „Ausgewählte Benutzer“ nutzen zu können.

Sie können die Benutzerrolle auch auswählen, wenn Sie einen Schritt im Rechnungsworkflow konfigurieren.

Unter „Aufgaben und Benachrichtigungen“ werden Ihnen die verschiedenen Zugriffs- und Benachrichtigungsebenen angezeigt, die bestimmte Benutzer für Rechnungsaktionen haben.

In „Vorgänge“ können Sie Vorgänge definieren, für deren Rechnungen die Änderungen im Rechnungsworkflow gelten. Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Wählen Sie alle Vorgänge aus, die den ausgewählten Benutzern zugewiesen sind (siehe oben).
• Der Name ist wichtig, oder
• Schränken Sie die Suche mithilfe von Suchkriterien ein (z. B. Rechtsgebiet, Tochtergesellschaft usw.).

Beachten Sie, dass alle Kriterien mit einem logischen UND verknüpft sind; wenn Sie beispielsweise eine Tochtergesellschaft und ein Rechtsgebiet auswählen, gilt diese Regel nur für Angelegenheiten, die sowohl diesem Unternehmen als auch diesem Rechtsgebiet zugeordnet sind.

Im Abschnitt „Schwellenwerte definieren“ können Sie finanzielle Schwellenwerte für den Rechnungsworkflow festlegen . Hier müssen Sie die Werte für „Schwellenwert von“ und „Schwellenwert bis“ eingeben und die Währung aus dem Dropdown-Menü auswählen. Um einen weiteren Schwellenwert festzulegen, klicken Sie auf das Pluszeichen neben „Schwellenwerte definieren “ . Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol , um einen Schwellenwert zu löschen.

Klicken Sie auf Hinzufügen , um die Schwellenwerte zum Rechnungsworkflow hinzuzufügen.

Im Abschnitt „Rechnungsworkflow“ werden die vorhandenen Benutzer mit ihren Aufgaben, Benachrichtigungen, Vorgängen und Schwellenwerten angezeigt. Klicken Sie auf „ Bearbeiten “, um diese Benutzer zu bearbeiten, oder auf „Löschen “ (Papierkorb), um sie zu löschen.

Im Bereich „Benachrichtigungen“ werden die zugewiesenen Benutzer , ihre Aufgaben und Benachrichtigungen sowie die zugehörigen Vorgänge angezeigt . Klicken Sie auf „ Bearbeiten “, um diese Benutzer zu bearbeiten, oder auf „Löschen “ (Papierkorb), um sie zu löschen.

Unter „ Workflow-Einstellungen – Gutschriften“ und „Workflow-Einstellungen – Erstattungsnotizen“ können Sie die Aufgaben und Benachrichtigungen auswählen, die Ihre Projektmanager für diese beiden Notizen erhalten sollen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“ , um die Änderungen zu übernehmen.

Im Abschnitt „Auswahl des Rechnungsbearbeiters“ können Sie einen Rechnungsbearbeiter für die Status „Freigeben“, „Genehmigen“ und/oder „Bezahlt“ (oder eine Auswahl dieser drei Status) aktivieren. Klicken Sie auf „Speichern“ , um die Auswahl zu aktualisieren.

In den Einstellungen für Anwaltskanzleien können Sie mithilfe von Kontrollkästchen auswählen, ob:

• Anwaltskanzleien können den Zahlungseingang bestätigen.
• Anwaltskanzleien können eine Freigabebestätigung ausdrucken.
• Die Angabe des Kontotyps ist im LEDES-Bericht obligatorisch.

Klicken Sie auf Speichern , um Ihre Änderungen abzuschließen.

Im Bereich „Erinnerungen “ können Sie Benutzer über überfällige Rechnungen informieren. Sie können auswählen, welche, welche oder keine der überfälligen Rechnungen in den Status „ Eingereicht“, „Geprüft“, „Freigegeben“ oder „Genehmigt“ angezeigt werden sollen .

Wählen Sie für jede Option die Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigung (wöchentlich, monatlich oder nie) und die Darstellung im Dashboard (eine Woche überfällig , zwei Wochen überfällig, vier Wochen überfällig oder nie). Klicken Sie auf „Speichern“ , um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Im Abschnitt „Manuell erfasste Rechnungen“ können Sie das Kontrollkästchen aktivieren, um die Umgehung des Rechnungs-Workflows in dieser Situation zuzulassen.

In den Abschnitten „Ablehnung von Rechnungen nicht zulässig“ und „Ablehnung von Gutschriften nicht zulässig“ können Sie die genauen Arten von Rechnungen und Gutschriften auswählen, für die diese Optionen aktiviert werden sollen.

Sobald Sie die Rechnungs- und Gutschriftenarten ausgewählt haben, klicken Sie auf Speichern , um die Änderungen zu speichern.

Im Abschnitt „Workflow für Zeiterfassung“ können Sie mithilfe der Kontrollkästchen Folgendes auswählen:

• Um Projektmanagern die Anzahl der nicht akzeptierten und erneut eingereichten Zeiteinträge im Dashboard anzuzeigen
• Um Administratoren die Anzahl der nicht akzeptierten und erneut eingereichten Zeiteinträge im Dashboard anzuzeigen
• Um Projektmanager per E-Mail über die Anzahl nicht akzeptierter Zeiteinträge zu informieren (Sie können zwischen wöchentlich , monatlich oder nie wählen).
• Um Administratoren per E-Mail über die Anzahl nicht akzeptierter Zeiteinträge zu informieren (Sie können zwischen wöchentlich , monatlich oder nie wählen).
• Ob Ausgaben einbezogen werden sollen
• Ob Anwaltskanzleien den Status „Akzeptiert“ für WIP sehen können
• Ob Anwaltskanzleien die Fristen für Einträge verlängern dürfen
• Ob Anwaltskanzleien Aufgabencodes für WIP eingeben können

Sobald Sie die Einstellungen für den Zeiterfassungs-Workflow aktualisiert haben, klicken Sie auf Speichern , um die Änderungen zu übernehmen.

Mit der Matter Form Extension können Sie Workflow-Einstellungen und weitere Details für diese Option festlegen.

Im Abschnitt „Workflow-Einstellungen“ können Sie mithilfe des Kontrollkästchens festlegen, ob:

• Anwaltskanzleien können ein dynamisches Formular auswählen und ausfüllen.
• Bitte wählen Sie ein dynamisches Formular aus.

Klicken Sie auf „Speichern“, um alle Aktualisierungen abzuschließen.

Unterhalb dieses Abschnitts finden Sie eine Liste der dynamischen Formulare. Dort werden der Formularname, das Erstellungsdatum und die zugehörigen Vorgänge detailliert angezeigt . Über die drei Symbole in der Spalte „Optionen“ können Sie das Formular kopieren, bearbeiten oder löschen.

Durch Klicken auf die Schaltfläche „Bearbeiten “ (Mitte) gelangen Sie zum Seitenende, wo Sie das ausgewählte Formular bearbeiten können. Sie können Formularelemente per Drag & Drop an die gewünschte Stelle im Formular verschieben. Außerdem können Sie bestehende Formularabschnitte per Drag & Drop an andere Stellen im Formular verschieben, sie mit dem „X“ vollständig löschen oder einzeln über die Schaltfläche „ Bearbeiten “ bearbeiten (je nach Formularelement stehen unterschiedliche Bearbeitungsoptionen zur Verfügung).

Klicken Sie auf „Speichern“, um alle Aktualisierungen abzuschließen.

Sie können auch unten auf der Seite auf „Formular erstellen“ klicken, um ein völlig neues Formular zu erstellen.

Mit „Gruppen“ können Sie Ihre bestehenden Gruppen anzeigen und bearbeiten sowie neue Gruppen erstellen. Mithilfe des Filters können Sie Ihre Suche nach Gruppennamen, Angelegenheiten, Mitarbeitern, Tochtergesellschaften, Rollen oder über ein Kontrollkästchen für Ansprechpartner eingrenzen . Klicken Sie auf „Filter“ , um zu suchen, oder auf „Löschen“, um die angewendeten Filter zu entfernen.

Unterhalb des oberen Bereichs finden Sie eine Liste Ihrer bestehenden Gruppen. Diese Liste zeigt den Gruppennamen, die zugehörigen Vorgänge, Mitarbeiter und Tochtergesellschaften , die Rolle und gegebenenfalls einen Ansprechpartner an . In der Spalte „Optionen“ können Sie auf das Bearbeitungssymbol klicken, um die Gruppe zu bearbeiten, oder auf das Papierkorbsymbol , um sie zu löschen.

Klicken Sie auf „Neue Gruppe erstellen“, um eine neue Gruppe für die Liste zu erstellen.

Sie müssen einen Gruppennamen eingeben , eine Rolle aus dem Dropdown-Menü auswählen, gegebenenfalls eine Kontaktperson per Kontrollkästchen festlegen und alle mit der Gruppe verbundenen Vorgänge, Mitarbeiter und Tochtergesellschaften hinzufügen. Klicken Sie auf „Hinzufügen “, um die Gruppe hinzuzufügen, oder auf „Abbrechen“, um den Vorgang abzubrechen.

In diesem Abschnitt können Sie Änderungen am Workflow für die Vorgangsgenehmigung vornehmen .

Wählen Sie zunächst den Referenzwert für die Folgegenehmigung . Sie können entweder die Budgetänderung (Differenzbetrag) oder den neuen Budgetwert (Gesamtbetrag) auswählen. Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Im Filterbereich können Sie nach spezifischen Genehmigungsworkflows für Vorgänge suchen. Sie können nach Name, Gerichtsstand, Vorgangstyp, Tochtergesellschaften, Vorgangserstellung, Ersteller des Vorgangs, Anwaltskanzlei, Vorgangsbudget und zuständiger Abteilung filtern.

Klicken Sie auf „Filter“, um zu suchen, oder auf „Löschen“, um zurückzukehren.

Die Liste des Genehmigungsworkflows enthält Angaben zum Benutzernamen, zur Gerichtsbarkeit, zum Falltyp, zum Ersteller des Falls und zum Budget. Über die Spalte „Optionen“ können Sie den Workflow bearbeiten oder in den Papierkorb legen.

Klicken Sie auf „Neuen Workflow erstellen“ , um einen neuen Workflow zu erstellen.

Auf der Seite „Genehmigungsworkflow für neue Fälle“ müssen Sie folgende Angaben machen:

• Name des Genehmigungsworkflows
• Die Attribute des Vorgangs , einschließlich Gerichtsbarkeit, Vorgangsart, Tochtergesellschaften, Vorgangserstellung (intern oder extern), Vorgangsersteller, Vorgangserstellergruppe, Anwaltskanzlei, Vorgangsbudget und zuständige Abteilung.
• Der/Die Genehmigungsschritt(e) ; Sie müssen den Namen des Schritts, die Benutzer, die Benutzer einer Gruppe, das Genehmigungslimit angeben und das Kontrollkästchen "Genehmigerauswahl aktivieren" ankreuzen , um diese Option zu aktivieren.

Klicken Sie auf „Schritt hinzufügen“ , um dem Genehmigungsprozess einen weiteren Schritt hinzuzufügen. Klicken Sie auf „Speichern“ , um den Workflow zu erstellen, oder auf „Abbrechen“ , um den Vorgang abzubrechen.

Über die Funktion „Mitarbeiter“ können Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens anzeigen, bearbeiten und löschen.

Im Bereich „Filter“ können Sie nach Mitarbeitern anhand ihres Namens suchen. Sie können außerdem Filter für Tochtergesellschaften, Funktionen und Abteilungen über Dropdown-Menüs hinzufügen. Klicken Sie auf „Filter“ , um die Suche zu starten, oder auf „Löschen“ , um den Filter zu entfernen.

Das Mitarbeiterverzeichnis zeigt den Namen des Mitarbeiters, seine Funktion , die zuständige Abteilung, die Tochtergesellschaft und die Sprache an. Über das Bearbeitungssymbol können Sie die Mitarbeiterinformationen bearbeiten, über das Papierkorbsymbol können Sie den Mitarbeiter löschen. Ein Klick auf die E-Mail-Adresse unter dem Namen des Mitarbeiters ermöglicht Ihnen, ihn direkt per E-Mail zu kontaktieren.

Ein Klick auf „Bearbeiten“ öffnet die Seite „Mitarbeiter bearbeiten“. Im Abschnitt „Mitarbeiter einladen“ erfahren Sie mehr über die einzelnen Bereiche.

Im Bereich „Mitarbeiter einladen“ können Sie Mitarbeiter anlegen.

Unter „Persönliche Angaben“ können Sie die Anrede, den Titel, den Vornamen, den Nachnamen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer eingeben , die Sprache aus dem Dropdown-Menü auswählen (Deutsch und Englisch werden unterstützt) und das Datumsformat angeben.

Unter Funktion, Angelegenheit und Ansprechpartner können Sie die Rolle auswählen, die Angelegenheit(en) auswählen, an der/denen die Person beteiligt ist, und angeben, ob es sich bei diesem Mitarbeiter um einen Ansprechpartner handelt (Ja oder Nein auswählen).

Die zuständige Kontaktperson ist in einem Fall für alle registrierten Anwälte sichtbar; andere verantwortliche Mitarbeiter sind nur für interne Mitarbeiter sichtbar. Diese Option steht nur für bestimmte Rollen zur Verfügung.

Zu den auswählbaren Rollen gehören unter anderem:

• Administrator – Besitzt alle Informations- und Verwaltungsrechte. Kann neue Fälle und Anwaltskanzleien hinzufügen sowie Anwälte und Mitarbeiter einladen. Hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Daten von eBilling.space, wie z. B. Zeiterfassungen und juristische Analysen.
• Projektmanager – Verfügt über dieselben Informations- und Verwaltungsrechte wie ein Administrator, jedoch beschränkt auf den jeweiligen Fall. Kann Anwaltskanzleien hinzufügen und Anwälte sowie Mitarbeiter zu einem bestimmten Fall einladen. Hat uneingeschränkten Zugriff auf alle fallbezogenen eBilling.Space-Daten, wie z. B. Zeiterfassungen und Statistiken.
• Beobachter – Hat uneingeschränkten Zugriff auf alle fallbezogenen eBilling.Space-Daten, wie z. B. Zeiteinträge und Statistiken. Besitzt keine Administratorrechte und kann keine Anwaltskanzleien, Anwälte oder Mitarbeiter hinzufügen.

Klicken Sie auf Speichern , um die Änderungen abzuschließen.

Im Abschnitt „Verantwortliche Mitarbeiter“ können Sie dem jeweiligen Mitarbeiter Angelegenheiten oder Gruppenaufgaben zuweisen.

Im oberen Bereich können Sie nach Vorgangsname filtern ; klicken Sie auf „Filter“, um zu suchen, oder auf „Löschen“, um den Filter zu entfernen. Die Vorgänge werden unterhalb des Filters angezeigt.

Klicken Sie im Abschnitt „Gruppenzuordnung“ mit einem Klick oder bei gedrückter Umschalttaste, um die Gruppen auszuwählen, und bei gedrückter Befehlstaste, um die Auswahl aufzuheben. Klicken Sie anschließend auf „Mitarbeiter einladen“, um das Mitarbeitermitglied anzulegen.

Im Bereich „Regionen “ können Sie benutzerdefinierte globale „Abschnitte“ erstellen und bearbeiten, die aus verschiedenen Ländern bestehen.

Oben auf dem Bildschirm sehen Sie die vorhandenen Regionen . Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol, um die vorhandenen Regionen zu bearbeiten, oder klicken Sie auf das Löschsymbol (Papierkorb), um die Region zu löschen.

Nach dem Klicken auf „Bearbeiten “ wird die Aktualisierungsseite angezeigt , auf der die Länder der Region aufgelistet sind. Klicken Sie auf das „X“ neben einem Land, um es aus der Region zu entfernen, oder geben Sie den Namen des Landes in das Feld ein, um es hinzuzufügen. Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Unterhalb der Liste der bestehenden Regionen sehen Sie eine Liste der Länder mit einem Feld daneben, das die jeweilige Region (falls vorhanden) angibt. Klicken Sie auf den Stern, um die Länder zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Klicken Sie auf „Region erstellen“ , um eine völlig neue Region zu erstellen.

Um eine Region anzulegen, müssen Sie einen Namen für die Region eingeben und die Länder der Region im Feld „Land“ auswählen . Klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um den Vorgang abzuschließen.

In diesem Abschnitt können Sie personalisierte Einträge hinzufügen für:

• Sachstatus
• Stoffart
• Zuständige Abteilung
• Abrechnungspraxis
• Anfragetyp
• Art des Materials (Ausschreibung)
• Definition der Phase/Aufgabe
• Alternative Gebührenvereinbarung – Angebotsanfrage
• Art der Vermögenswerte
• Rechtsform des Ziels

Für jeden Eintrag können Sie eine persönliche Note hinzufügen, indem Sie auf das Symbol „Bearbeiten“ klicken, oder einen Eintrag löschen, indem Sie auf das Symbol „Löschen“ (Papierkorb) klicken.

Beim Bearbeiten eines Eintrags können Sie den Namen auf Englisch und Deutsch anpassen. Klicken Sie auf „Senden“ , um die Änderung zu übernehmen, oder auf „Abbrechen“ , um den Vorgang abzubrechen.

Klicken Sie auf „ Neu hinzufügen “, um in einem dieser Abschnitte einen neuen Eintrag zu erstellen. Sie müssen den Namen sowohl auf Englisch als auch auf Deutsch eingeben. Klicken Sie auf „Senden“, um die Aktualisierung zu speichern, oder auf „Abbrechen“, um den Vorgang abzubrechen.

Verwenden Sie den Workflow für Tochtergesellschaften , um Workflows für Tochtergesellschaften anzuzeigen und zu definieren.

Verwenden Sie den Filter , um nach Tochtergesellschaft, Abteilung, Zuständigkeit, Fallart und Kostenstelle zu suchen. Klicken Sie auf „Filter“, um die Suche zu starten, oder auf „Löschen“, um den Filter zu entfernen.

Die Liste der Tochtergesellschaften zeigt alle Tochtergesellschaften sowie deren verbundene Unternehmen an. Klicken Sie unter „Optionen“ auf die Schaltfläche „Bearbeiten “, um den Eintrag der Tochtergesellschaft zu bearbeiten, oder auf die Schaltfläche „Löschen “ (Papierkorb).

Durch Klicken auf „Bearbeiten“ wird das Konfigurationsfenster geöffnet. Hier können Sie Tochtergesellschaften, Abteilungen, Zuständigkeiten, Vorgangsarten, Kostenstellen und Gruppen bearbeiten. Klicken Sie auf „Senden“ , um die Änderungen zu übernehmen.

Um einen neuen Workflow für Tochtergesellschaften zu erstellen, klicken Sie auf „ Neue Konfiguration erstellen“. Geben Sie die Tochtergesellschaft, die Abteilung, den Zuständigkeitsbereich, die Fallart, die Kostenstellen und die Gruppen ein und klicken Sie auf „Absenden“.

Hier können Sie die verschiedenen Sicherheitseinstellungen für eBilling.Space anpassen.

Unter „Zugelassene Benutzerdomänen“ können Sie die zulässigen Benutzerdomänen auflisten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „ Nur Benutzer der folgenden Domänen zulassen“, wenn nur Benutzer mit zulässigen E-Mail-Adressen im System angelegt werden sollen. Bestehende Benutzer werden nicht automatisch überprüft; beim Ändern einer E-Mail-Adresse können jedoch nur genehmigte Domänen verwendet werden.

Klicken Sie auf „Senden“ , um Ihre Änderungen abzuschließen.

Unter „Kennwortrichtlinie“ können Sie mithilfe der Kontrollkästchen in den Einstellungen auswählen, ob Sie Folgendes wünschen:

• Legen Sie eine Mindestpasswortlänge fest
• Legen Sie eine Mindestanzahl an Kleinbuchstaben fest
• Legen Sie eine Mindestanzahl an Großbuchstaben fest
• Legen Sie eine Mindestanzahl an Sonderzeichen fest
• Legen Sie eine Mindestanzahl an Ziffern fest
• Legen Sie eine Passwortstärke fest (beachten Sie, dass eBilling.Space die Passwortstärke mit dem zxcvbn-Algorithmus schätzt, der Passwörter nach bestimmten Regeln prüft und klassifiziert).
• Legen Sie eine Zeitspanne fest, nach der das Passwort abläuft.
• Legen Sie eine Anzahl von Passwörtern fest, die nicht wiederverwendet werden dürfen.
• Legen Sie fest, dass ein Benutzer Passwörter vom letzten Mal nicht wiederverwenden kann.
• Verhindern Sie die Verwendung des Benutzernamens oder des Firmennamens im Passwort.

Unter Benachrichtigungen können Sie die englische und/oder deutsche Benachrichtigung für Passwortänderungen anpassen.

Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen an der Passwortrichtlinie und den Benachrichtigungen zu speichern.

Unter „Berichtsicherheitseinstellungen“ können Sie mithilfe des Kontrollkästchens auswählen, ob Sie Folgendes wünschen:

• Automatische Sperrung neu erstellter Berichte: Wenn diese Option ausgewählt ist, werden neu erstellte Berichte automatisch gesperrt und können nur von Administratoren gelöscht oder entsperrt werden.
• Automatische Sperrung neu erstellter Abonnements: Wenn diese Option ausgewählt ist, werden neu erstellte Abonnements automatisch gesperrt und können nur von Administratoren gelöscht oder entsperrt werden.

Klicken Sie auf Speichern , um Ihre Änderungen an den Berichtsicherheitseinstellungen zu speichern.

Mit der Funktion „E-Mails anpassen“ können Sie die personalisierten E-Mails für bestimmte Empfängertypen anzeigen.

Nutzen Sie den Filter oben auf der Seite, um die personalisierten E-Mails nach Typ (Fall, Finanzen, Beschaffung, Workflow und System), Empfängertyp (Mitarbeiter oder Anwalt) oder Stichwort zu filtern. Klicken Sie auf „Filter“, um zu suchen, oder auf „Löschen“, um den Filter zu entfernen.

Im Verzeichnis der personalisierten E-Mails sehen Sie Typ , Empfängertyp , Beschreibung , Betreff und ein Symbol, das anzeigt, ob die E-Mail bearbeitet wurde. Unter „Optionen“ können Sie die E-Mails auf Englisch oder Deutsch bearbeiten.

Wenn Sie eine personalisierte E-Mail bearbeiten , öffnet sich das Fenster „E-Mail bearbeiten“ . Hier müssen Sie Betreff und Textkörper bearbeiten . Rechts sehen Sie eine Liste der verfügbaren Platzhalter. Klicken Sie darauf, um die Platzhalter – automatisch ausgefüllte Felder – in den Betreff oder den Textkörper einzufügen. Wenn Sie beispielsweise die Rechnungsnummer automatisch in den Textkörper einfügen möchten, klicken Sie in der Liste auf „Rechnungsnummer“.

Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern, auf Standardeinstellungen wiederherstellen, um zu den Standardeinstellungen zurückzukehren, oder auf Abbrechen , um den Vorgang abzubrechen.

Hier können Sie Ihre Präferenzen zur Datenaufbewahrung festlegen . Beachten Sie, dass die Option „Aktive Datenaufbewahrung“ aktiviert sein muss, um gemäß den DSGVO-Bestimmungen alle anderen Einstellungen auf dieser Seite vornehmen zu können.

Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, können Sie im Bereich „Einstellungen“ Folgendes auswählen:

• Art der Löschung (Soft Delete oder Hard Delete)
• Löschbar nach (1-10 Jahren)
• Referenzdaten (Archivierungsdatum, Erstellungsdatum oder Datum der letzten Änderung)
• E-Mail-Benachrichtigung (wöchentlich, monatlich oder nie)

Klicken Sie auf Speichern , um Ihre Änderungen abzuschließen.

Verwenden Sie den Filter , um nach Vorgangsnamen oder Schreibschutzstatus (ja oder nein) zu suchen . Klicken Sie auf „Speichern“, um den Filter anzuwenden, oder auf „Löschen“, um die Informationen zu löschen.

Die untere Liste zeigt Ihre ausgewählten Daten an. Diese Suche zeigt beispielsweise Vorgangsdaten an, die ein Jahr nach dem Erstellungsdatum gelöscht werden sollen. Sie sehen den Vorgangsnamen , das Erstellungsdatum, das Archivierungsdatum, das Alter und den Status „Schreibgeschützt“ . Über die Spalte „Optionen“ gelangen Sie direkt zur Vorgangsübersicht (i-Symbol) oder zu den Einstellungen (Bearbeiten-Symbol).

Sie können Vorgangsdaten auch direkt löschen , indem Sie einen Vorgang (oder alle Vorgänge) über die Kontrollkästchen auf der linken Seite auswählen und auf „Löschen“ klicken.