Über das Menü "Mitarbeiter " können Sie Mitarbeiter anzeigen, bearbeiten und hinzufügen.
Auf der Hauptseite „Mitarbeiter“ finden Sie ein Mitarbeiterverzeichnis und können auf die jeweiligen Profilseiten zugreifen. Nutzen Sie den Filter , um nach Standort und Stichwort zu suchen. Sie können auch Anwälte ohne festen Standort auswählen, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren. Klicken Sie auf „Löschen“ , um den Filter zu entfernen, auf „Exportieren“ , um die Ergebnisse zu exportieren, und auf „Filter“, um den Filter erneut zu öffnen.
Das Hauptmitarbeiterverzeichnis enthält:
- Name des Mitarbeiters: Klicken Sie auf den Link neben dem Namen, um zu dessen Profilseite zu gelangen . Dieses Feld kann auch eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer und eine Adresse enthalten.
- Klassifizierung
- Angelegenheiten/Funktion ; klicken Sie auf den Link, um zur entsprechenden Angelegenheitsseite zu gelangen
- Optionen, einschließlich Einstellungen, Blockieren und Löschen
Wenn Sie einen Benutzer löschen , erhalten Sie diese Meldung. Klicken Sie auf „Nein, nicht löschen“ oder „Ja, löschen“ .
Wenn Sie einen Nutzer blockieren , erhalten Sie diese Meldung. Klicken Sie auf „Ja“ , um den Nutzer zu blockieren, oder auf „Nein“, um den Vorgang abzubrechen.
Durch Klicken auf „Einstellungen“ gelangen Sie zu diesem Teil des Mitarbeiterprofils.
Mitarbeiterprofil
Ein Klick auf den Namen eines Mitarbeiters im Verzeichnis führt Sie zu dessen Mitarbeiterprofil . Das Profil enthält vier Registerkarten:
- Details
- Zeiteinträge
- Rechtsanalyse
- Einstellungen
Wir werden alle vier hier durchgehen.
Details
Die Registerkarte „Details“ enthält grundlegende Informationen über den Mitarbeiter, darunter:
- E-Mail-Adresse (klicken Sie auf den Link, um den Kontakt per E-Mail zu kontaktieren ), Zeitzone, Sprache, Anwaltskanzlei und genehmigter Stundensatz
- Verantwortliche Mitarbeiter
Zeiteinträge
Im Bereich „Zeiteinträge“ können Sie die Zeiteinträge sowie die Zeiteinträgeanalysen anzeigen und bearbeiten.
In der oberen linken Ecke können Sie im Filterbereich die angezeigten Zeiteinträge nach folgenden Kriterien filtern:
- Zeitraum (Dropdown-Menü)
- Schlüsselwort
- Aufgabe (Umschalttaste zum Auswählen / Befehlstaste-Umschalttaste zum Abwählen)
- Status (Dropdown-Menü)
Klicken Sie auf „Exportieren“ , um die ausgewählten Daten zu exportieren, auf „Löschen“ , um die Suchfilteroptionen zu entfernen, oder auf „Filtern“ , um die Ergebnisse zu filtern. Verwenden Sie das Sternsymbol oben, um den Filter zu speichern, oder den Pfeil nach oben , um das Filterfenster zu minimieren.
Sie können auch auf „Zusätzliche Filtereinstellungen“ klicken , um Folgendes hinzuzufügen:
- Angelegenheiten (mit der Option „ Alle nachrangigen Angelegenheiten einbeziehen “)
- Kontrollkästchen zum Ein- oder Ausblenden von Zeiten mit offenen Fragen, Zeiten mit beantworteten Fragen und/oder Zeiten mit Notizen
- Sortieren nach und Bestellrichtung ( Dropdown-Menüs)
Das Analysefeld „ Zeiteinträge“ bietet wichtige Einblicke und Analysen zu den Einträgen. Klicken Sie auf den Pfeil nach oben , um das Filterfeld zu minimieren.
Im Hauptfenster „Details“ werden die wichtigsten Details der Zeiteinträge angezeigt, darunter:
- Details (Datum, Eingang, Angelegenheit, Mandant, Angelegenheit)
- Laufzeit/Betrag (Laufzeit, Betrag, monatlicher Zinssatz, Steuer)
- Beschreibung (Aktivitätscode, Beschreibung, Steuerart )
- Optionen (Bearbeiten, Löschen, Zeiteintrag neu zuweisen)
Beachten Sie, dass Sie oben auf dem Bildschirm die Option haben, alle Zeiteinträge zu löschen oder zu übertragen.
Wenn Sie den Zeiteintrag bearbeiten , erscheint dieser Bildschirm. Hier können Sie die erfasste Zeit, den Steuersatz, die Steuerart, die Mehrwertsteuerart, die Kategorien und den Beschreibungstext bearbeiten. Sie können auch auf „ Zeit aufteilen“ klicken , um weitere Aktivitäten, die Sie während der erfassten Arbeitszeit ausgeführt haben, hinzuzufügen. Mit „ Rückgängig“ können Sie die Zeitaufteilung rückgängig machen. Klicken Sie auf „Senden“ , um die Änderung zu speichern.
Wenn Sie die Zeiterfassung übertragen möchten , wird dieser Bildschirm angezeigt. Wählen Sie im Dropdown-Menü „ Mandant“ den Zielfall aus. Klicken Sie auf „Abbrechen“ , um den Vorgang abzubrechen, oder auf „Neu zuweisen“, um die Übertragung zu starten.
Wenn Sie den Eintrag löschen möchten , wird dieser Bildschirm angezeigt. Klicken Sie auf „Ja“ , um den Eintrag zu löschen, oder auf „Nein“ , um den Vorgang abzubrechen.
Beachten Sie, dass Sie diese Meldung erhalten, wenn Sie alle Zeiteinträge übertragen möchten . Sie können maximal 25 Zeiteinträge pro Vorgang übertragen.
Rechtsanalyse
Im Bereich „Rechtsanalysen“ können Sie wichtige Kennzahlen zum Mandanten anzeigen lassen.
Im Abschnitt „Filter“ können Sie die anzuzeigenden Inhalte festlegen:
- Zeitraum (Dropdown-Menü)
- Kunden
- Angelegenheiten
Klicken Sie auf „Zusätzliche Filtereinstellungen anzeigen“ , um nach Aufgabe zu sortieren (Umschalt+Klick oder Befehl+Umschalt+Klick zum Auswählen/Abwählen). Verwenden Sie die Sternschaltfläche , um den Filter zu speichern.
Klicken Sie auf Zurücksetzen , um den Filter zurückzusetzen, auf Löschen , um Ihre Auswahl zu entfernen, oder auf Filter, um zu filtern.
Die ausgewählten Analysedaten werden am Ende der Seite angezeigt.
Einstellungen
Über die Registerkarte „Einstellungen“ können Sie die Grundeinstellungen für den Mitarbeiter bearbeiten.
Unter „Persönliche Informationen“ können Sie Folgendes bearbeiten:
- Anrede und Titel (Dropdown-Menü)
- Nachname, Vorname und E-Mail-Adresse
- Telefonnummer , interne Anwalts-ID und Klassifizierung (Dropdown-Menü)
- Berufserfahrung in Jahren, Ort und Datumsformat (Auswahlmenü)
- Zeitzone
- Sprache (Dropdown-Menü)
Klicken Sie auf Speichern , um die persönlichen Daten zu speichern
Unter „Informationen zum Vorgang“ können Sie Folgendes bearbeiten:
- Angelegenheit
- Funktion (Dropdown-Menü)
- Stundensätze
- Materiewährung (Dropdown-Menü)
Sie können auch das Kästchen markieren, um anzugeben, ob es sich um eine Kontaktperson handelt oder nicht. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ , um die Änderungen zu übernehmen.
Unter „Verantwortliche Mitarbeiter“ können Sie die zuständigen Mitarbeiter einsehen und bearbeiten. Sie sehen dort:
- Angelegenheiten
- Kunden
- Funktion
- Stundensätze
- Ansprechpartner
- Optionen (bearbeiten, blockieren, löschen)
Wenn Sie auf „Bearbeiten“ klicken , wird dieser Bildschirm angezeigt. Hier können Sie die Funktion (Dropdown-Menü), die Stundensätze und die Währung (Dropdown-Menü) anpassen sowie per Kontrollkästchen markieren, ob es sich um eine Kontaktperson handelt . Klicken Sie auf „Abbrechen “, um den Vorgang abzubrechen, oder auf „Absenden“ , um ihn abzusenden.
Wenn Sie auf „Blockieren“ klicken, erscheint dieser Bildschirm. Klicken Sie auf „Ja“ , um zu blockieren, oder auf „Nein“ , um abzubrechen.
Wenn Sie auf „Löschen“ klicken, erscheint dieser Bildschirm. Klicken Sie auf „Ja“ , um zu löschen, oder auf „Nein“ , um abzubrechen.
Mitarbeiter einladen
Über die Option „Mitarbeiter einladen“ können Sie Mitarbeiter hinzufügen.
Unter „Persönliche Informationen“ können Sie Folgendes bearbeiten:
- Anrede und Titel (Dropdown-Menü)
- Nachname, Vorname und E-Mail-Adresse
- Telefonnummer , interne Anwalts-ID und Klassifizierung (Dropdown-Menü)
- Berufserfahrung in Jahren, Ort und Datumsformat (Auswahlmenü)
- Zeitzone
- Sprache (Dropdown-Menü)
Klicken Sie auf Speichern , um die persönlichen Daten zu speichern
Unter „Informationen zum Vorgang“ können Sie Folgendes bearbeiten:
- Angelegenheit
- Funktion (Dropdown-Menü)
- Stundensätze
- Materiewährung (Dropdown-Menü)
Sie können auch das Kästchen markieren, um anzugeben, ob es sich um eine Kontaktperson handelt oder nicht. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ , um die Änderungen zu übernehmen. Klicken Sie auf „ Mitarbeiter einladen“ , um Mitarbeiter einzuladen .
Zeitnehmer importieren
Verwenden Sie die Option „Zeiterfassung importieren“ , um eine externe Zeiterfassungstabelle einzubinden. Klicken Sie auf „Datei auswählen“ , um die Datei zu suchen, und anschließend auf „Importieren “, um sie zu importieren. Die Definition der Zeiterfassungstabelle enthält eine Liste der Zeiterfassungsfelder. Nutzen Sie das Beispiel für eine Zeiterfassungsimportdatei , um eine leere .XLSX-Datei herunterzuladen und auszufüllen.
Wenn Kanzleien ihre Timekeeper über eine Excel-Tabelle hochladen, erhalten sie nun eine erfolgreiche Upload-Nachricht. Zudem können sie die Tabelle nicht mehr versehentlich mehrfach hochladen, indem sie wiederholt auf den Import-Button klicken.
Das grüne Panel oben bestätigt nun den erfolgreichen Import und der 'Import'-Button unten ist deaktiviert.
Importieren Sie Zeitnehmer mit Stundensätzen
Nutzen Sie die Option „Zeiterfassung importieren“ , um eine externe Zeiterfassungstabelle mit Stundensätzen für Kunden einzubinden. Klicken Sie auf „Datei auswählen“ , um die Datei zu suchen, und anschließend auf „Importieren “. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Kunden“ den gewünschten Kunden aus. Die Definition der Zeiterfassungstabelle enthält eine Liste der Zeiterfassungsfelder. Laden Sie mithilfe des Beispiels für die Zeiterfassungsimportdatei eine leere .XLSX-Datei zum Ausfüllen herunter.
