Diese ScreenSteps-Benutzeranleitung führt Sie durch alle Aspekte der eBilling.Space-Plattform, einschließlich:
- Nutzung des Dashboards
- Arbeiten mit Zeiterfassung
- Umgang mit Ausgaben
- Umgang mit Rechnungen
- Zusammenarbeit mit Matters
- Arbeiten mit Analysen
- Zusammenarbeit mit Mitarbeitern
- Arbeiten mit Angebotsanfragen
- Arbeiten mit dem Kalender
- Anpassen der Einstellungen
- Häufig gestellte Fragen
Falls Sie keine Antwort finden, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team per E-Mail unter BusyLamp Support .
Mit eBilling.Space ist keine zusätzliche Software auf Ihrem Computer erforderlich; Sie benötigen lediglich einen Computer mit einem installierten modernen Internetbrowser und Ihre Anmeldedaten, um die Anwendung zu nutzen.
BusyLamp sendet Ihnen eine Willkommens-E-Mail mit einer Einladung zur Systemregistrierung (bitte prüfen Sie Ihren Spam-Ordner, falls Sie die E-Mail nicht erhalten haben). Diese E-Mail enthält einen Link und ein temporäres Passwort, mit denen Sie erstmalig auf eBilling.Space zugreifen können.
Nach dem Klicken auf den Link müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse und das temporäre Passwort eingeben. Die Durchführung der unter „ Willkommen und erste Schritte “ beschriebenen Schritte ist unerlässlich, um vollen Zugriff auf die Anwendung zu erhalten.
Passwort
Ihre Organisation hat möglicherweise eBilling.Space mit Ihrem internen SSO (Single Sign-On) verknüpft, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten. In diesem Fall können Benutzer weder mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort auf die Anwendung zugreifen, noch ihr Passwort innerhalb von eBilling.Space ändern; die gesamte Anmeldung und Passwortverwaltung erfolgt über das interne SSO.
Externe Anwaltskanzleien
Externe Anwälte müssen einem bestehenden Fall in eBilling.Space zugewiesen werden. Klicken Sie im Fall auf die Schaltfläche „Anwalt einladen“, um die erste Einladungs-E-Mail an den Anwalt zu senden, der dann den gleichen „ Begrüßungs- und Erstschrittsprozess “ durchläuft.
Die sieben Schritte sollten selbsterklärend sein, bitte achten Sie aber besonders auf Schritt vier: Stundensätze und Schritt fünf: Standort .
Sie müssen in Schritt vier für jeden Ihnen zugewiesenen Fall einen Stundensatz angeben, auch wenn Sie kein Anwalt, sondern Mitglied des eBilling-Teams sind. Dies ist unerlässlich, um vollen Zugriff auf Ihre Fälle in eBilling.Space zu haben.
- Mitarbeiter im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung und Supportmitarbeiter, die nicht als Juristen tätig sind, können beispielsweise 1,00 EUR eingeben.
- Den Mitarbeitern im Bereich eBilling sollte stets die Rolle des Projektmanagers zugewiesen werden, da dies auch für einen ausreichenden Zugriff auf die Vorgänge in eBilling.Space unerlässlich ist.
Diese beiden Schritte dürfen nicht ausgelassen werden . Sie sind zwingend erforderlich, um einen erfolgreichen Zugriff auf eBilling.Space matters zu gewährleisten.
Es ist außerdem wichtig, Ihre Standortadresse in den Kanzleidaten unter EINSTELLUNGEN einzugeben ; dadurch werden die Mehrwertsteuersätze bei der Erfassung von Zeiteinträgen und anderen für die elektronische Rechnungsstellung benötigten Informationen bereitgestellt.
eB.S und MFA
- Februar 2026 -
Im Rahmen des kontinuierlichen Engagements von Onit fr den Schutz der Vertraulichkeit, Integritt und Verfgbarkeit Ihrer Rechtsdaten haben wir unsere Anforderungen an die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) erweitert.
Ab Februar 2026 ist die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) fr alle lizenzierten Benutzerkonten erforderlich.
Warum ist das wichtig?
Legal teams manage highly sensitive information - privileged communications, regulatory filings, contract data, and personal information. Password-only access is no longer sufficient to protect against threats such as credential phishing, account takeovers, and unauthorized third-party access.
Rechtsabteilungen verwalten hochsensible Informationen vertrauliche Kommunikation, behrdliche Dokumente, Vertragsdaten und personenbezogene Daten. Der Zugriff ausschlielich mit Passwrtern ist nicht mehr ausreichend, um vor Bedrohungen wie Phishing, Kontobernahmen und unberechtigtem Zugriff Dritter zu schtzen.
Durch die Erweiterung der Multi-Faktor-Authentifizierung:
- Wir fgen ber Passwrter hinaus eine zustzliche Verifizierungsebene hinzu, wodurch das Risiko unberechtigten Zugriffs deutlich reduziert wird.
- Wir tragen dazu bei, einen einheitlichen Schutz fr interne Nutzer sowie gegebenenfalls externe Anwaltskanzleien und andere externe Kooperationspartner zu gewhrleisten.
- Wir orientieren uns an allgemein anerkannten Sicherheits- und Compliance-Anforderungen fr rechtliche und regulierte Umgebungen.
Dieses Update dient der Strkung der Sicherheit, ohne bestehende Zugriffsmodelle zu beeintrchtigen, bei denen bereits strenge Kontrollmechanismen (wie SSO) implementiert sind.
Bei Fragen knnen Sie sich gerne an Ihren Customer Success Manager oder unseren Support wenden.
Ihr BusyLamp-Team
Status quo und Auswirkungen
Clientbenutzer authentifizierten sich über Single Sign-On (SSO).
- Kunden, die bereits SSO nutzen, sind von dieser nderung nicht betroffen.
- Die Durchsetzung der Multi-Faktor-Authentifizierung wird weiterhin ber Ihren Identittsanbieter verwaltet.
Zugangsmodelle für Anwaltskanzleien
- Benutzer von Anwaltskanzleien, die sich ber das SSO des Mandanten authentifizieren, sind nicht betroffen.
- Alle anderen Benutzer der Anwaltskanzlei, die sich mit Benutzernamen und Passwort authentifizieren, mssen die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) verwenden.
Zugangsmodelle für Anwaltskanzleien
Wenn die Multi-Faktor-Authentifizierung ausgelst wird:
- Wenn ein Benutzer eine Mobiltelefonnummer in seinem eB.S-Benutzerkonto gespeichert hat, wird ein Einmalcode per SMS (bereitgestellt von Twilio) versendet.
- Falls keine Mobilnummer verfgbar ist, erhlt der Nutzer eine E-Mail mit einem temporren, sicheren Anmeldelink.
Derzeit gibt es keine vom Benutzer whlbaren MFA-Einstellungen oder Ausweichoptionen..
Benutzerhandbuch
Wenn MFA aktiviert ist und sich ein Benutzer bei eBilling.Space anmeldet, ist ein zustzlicher Authentifizierungsschritt erforderlich.
SMS One-Time Password (OTP) – Default Method
Nach Eingabe Ihres Benutzernamens und Passworts:
- Sie erhalten automatisch eine SMS mit einem Einmalpasswort (OTP).
- Das OTP ist etwa 15 Minuten lang gltig.
- Hinweis: Die Mobiltelefonnummer muss in Ihrem Benutzerprofil gespeichert sein, damit die SMS-Authentifizierung funktioniert.
Wenn keine Mobilfunknummer hinterlegt ist, steht die SMS-Authentifizierung nicht zur Verfgung und es muss stattdessen die E-Mail-Authentifizierung verwendet werden.
Haben Sie die SMS nicht erhalten?
Klicken Sie auf die Option Wenn Sie den OTP nicht erhalten haben, klicken Sie hier, um einen neuen zu erhalten, um einen neuen Code anzufordern.
E-Mail-Authentifizierung
Falls Sie die Authentifizierung per E-Mail bevorzugen:
- Klicken Sie im MFA-Bildschirm auf E-Mail-Authentifizierung verwenden. Diese Ansicht wird geffnet:
- An Ihre registrierte E-Mail-Adresse wird eine E-Mail mit einem sicheren, zeitlich begrenzten Authentifizierungslink gesendet.
- Offnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf den Link, um Ihre Anmeldung abzuschlieen.
Haben Sie die E-Mail nicht erhalten?
Klicken Sie auf die Option Andernfalls klicken Sie hier, um eine neue zu erhalten, um die Authentifizierungs-E-Mail erneut zu senden.
Richten Sie Ihre Mobiltelefonnummer in eB.S ein.
Um ein Einmalpasswort (OTP) per SMS zu erhalten, mssen Sie Ihrem Benutzerkonto eine Mobiltelefonnummer hinzufgen:
- Offnen Sie Ihre Kontodetails. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen oder navigieren Sie zu Einstellungen > Details.
- Geben Sie Ihre Telefonnummer in das Feld Telefon ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sobald Ihre Mobilnummer gespeichert ist, erhalten Sie beim nchsten Einloggen in eB.S. Ihren OTP per SMS.
Die Einladungs-E-Mail für Ihr eBilling.Space-Konto erhalten Sie, sobald der Mandant Ihnen den ersten Fall/die erste Anweisung in eBilling.Space zuweist. Sie enthält Ihren Benutzernamen, der Ihrer E-Mail-Adresse entspricht, sowie ein temporäres Passwort für Ihre erste Anmeldung bei eBilling.Space.
Sobald Sie Ihren Benutzernamen und Ihr temporäres Passwort eingegeben haben, werden Sie durch einen Begrüßungsprozess geführt, der Sie Schritt für Schritt leitet.
HINWEIS : Sollten Sie keine E-Mails von eBilling.Space in Ihrem Posteingang erhalten und diese auch nicht in Ihrem Spam-Ordner zu finden sein, wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung und bitten Sie darum, dass unsere Domains „ busylamp.com “ und „ busylamp-legal.com “ auf die Whitelist gesetzt werden.
Der untenstehende Screenshot zeigt die Begrüßung und die ersten Schritte zur Vervollständigung Ihrer Registrierung.
Sobald Sie den Begrüßungsprozess erfolgreich abgeschlossen haben, sollten Sie die Dateneinstellungen Ihrer Anwaltskanzlei eingeben.
Bitte beachten Sie, dass Sie über die entsprechenden Zugangsdaten verfügen müssen, um die Daten Ihrer Anwaltskanzlei hinzuzufügen oder zu ändern. Nur Benutzer, denen für mindestens einen Fall die Rolle „Projektmanager“ zugewiesen wurde, können die unten beschriebenen Schritte ausführen.
Um Ihre Kanzleidaten einzugeben, wählen Sie bitte im Hauptmenü „Einstellungen – Kanzleidaten“.
Anschließend gelangen Sie zur Übersicht der Daten Ihrer Anwaltskanzlei. Hier können Sie Ihre Daten, wie z. B. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung usw., hinzufügen oder ändern.
Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie bitte auf die entsprechende Schaltfläche rechts neben den Eingabefeldern:
HINWEIS : Wenn Sie das Feld " Zentrale Kontakt-E-Mail " ausfüllen, werden alle E-Mail-Benachrichtigungen im Zusammenhang mit eBilling.Space an diese eine E-Mail-Adresse gesendet, sodass Sie den Überblick behalten (es kann sich entweder um ein individuelles oder ein gemeinsam genutztes Postfach handeln – die Benachrichtigungen werden nicht an den zuständigen Anwalt gesendet).
Hinzufügen eines Standorts
Um einen Standort hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Weiteren Standort hinzufügen“ in der Mitte der Datenseite der Anwaltskanzlei auf der rechten Seite.
Vorhandene Standorte können durch Klicken auf das Bearbeitungssymbol geändert werden.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Adresse und die Rechnungsadresse inklusive Bankverbindung eingeben können. Alle mit einem blauen * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Sie können das Fenster erst verlassen, nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben.
Üblicherweise ist die Rechnungsadresse identisch mit der Adresse der Anwaltskanzlei.
HINWEIS : Der Titel „Standort“ ist der Eintrag, der in den Einstellungen jedes Anwalts ausgewählt werden muss.
HINWEIS: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die IBAN müssen mit dem zweistelligen ISO-Code Ihres Landes beginnen.
Um Ihre Einträge zu speichern, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „ADRESSE AKTUALISIEREN“. Falls Sie weitere Standorte hinzufügen möchten, wiederholen Sie bitte die beiden oben beschriebenen Schritte.
Hinzufügen von Abrechnungsmanagern
Sie können bis zu fünf „ Abrechnungsmanager “ hinzufügen, denen alle Fälle ihrer Kanzlei zugewiesen werden. Anschließend müssen die „ Abrechnungsmanager “ für jeden zugewiesenen Fall die Stundensätze eingeben, um ausreichenden Zugriff auf eBilling.Space zu erhalten.
Die Funktion zum Importieren von Zeiterfassungseinheiten finden Sie hier:
Je nach Clientkonfiguration fehlt möglicherweise die Option zum Importieren von Stundensätzen. Bitte beachten Sie den rot markierten Downloadbereich, der das Datenblatt und eine Beispieldatei enthält.
Durch Klicken auf die Menüoption direkt unterhalb der Option „Import mit Stundensätzen“ können Sie den Status Ihrer importierten Zeiterfasser überprüfen.
Allgemeine Regeln
- Das Semikolon ";" ist das bevorzugte Trennzeichen. Der Grund dafür ist, dass manche Adressen ein Komma enthalten können:
- Die bevorzugte Dateikodierung für die CSV-Textdatei ist UTF-8.
- Aktuell werden Excel-Dateien nicht unterstützt.
- Bitte entfernen Sie alle unnötigen Leerzeichen, insbesondere zwischen Eingabefeld und Trennzeichen.
- Bevor Sie eine aufgrund vorheriger Fehler korrigierte Datei erneut importieren, aktualisieren Sie bitte die Seite mit der Taste F5 auf Ihrer Tastatur.
Beispieldatei mit Stundensätzen
Hier ist ein Screenshot der Beispieldatei, die von der Timekeeper-Importseite heruntergeladen und in Notepad++ geöffnet wurde.
In vielen Fällen werden die Dateien in Excel erstellt und dann als CSV-Datei exportiert, wobei Excel das Komma als Standardtrennzeichen wählt, obwohl das Semikolon erforderlich ist.
In dieser Beispieldatei enthält die Adresse ein Komma, was zu fehlerhaften Daten führen würde, wenn das Komma auch als Trennzeichen verwendet würde. Verwenden Sie daher bitte das Semikolon „;“ als Trennzeichen und geben Sie das Datum im rot markierten Format ein.
Verwenden Sie Excel für Ihre Importdatei
Excel kann auch CSV-Dateien (Comma Separated Values) erstellen. Standardmäßig werden Kommas als Trennzeichen verwendet, was in den meisten Fällen funktioniert. Excel öffnet standardmäßig Dateien mit der Endung *.csv. Dies sollte jedoch außer beim Datumsformat keine Probleme verursachen. Excel versucht immer, ein Datum gemäß den Ländereinstellungen zu formatieren, was nicht korrekt ist.
Um dies zu verhindern, sollten die beiden Datumsspalten als „Benutzerdefiniert“ formatiert und das Format „yyyy-mm-dd“ eingegeben werden.
Nachdem Sie die beiden Spalten als Text formatiert haben, stellen Sie sicher, dass die Gültigkeitsdaten folgendes Format aufweisen: JJJJ-MM-TT.
Hochladen neuer Tarife zusätzlich zu den bereits bestehenden Tarifen
Beim Hochladen neuer Tarife mit zukünftigen Gültigkeitsdaten achten Sie bitte darauf, dass sich die Gültigkeitsdaten nicht überschneiden!
BEISPIEL: Für diesen bestehenden Tarif müsste der aktualisierte Stundensatz ein Gültigkeitsdatum von mindestens 2025-01-01 haben:
Klicken Sie auf das Symbol „MITARBEITER EINLADEN“ im eBilling.Space-Dashboard oder wählen Sie im Hauptmenü auf der linken Seite „MITARBEITER - Mitarbeiter einladen“, um einen Anwalt einzuladen.
oder
Füllen Sie nun den Bildschirm „Persönliche Informationen“ aus und denken Sie bitte daran, die mit einem blauen Stern gekennzeichneten Felder auszufüllen, da diese Pflichtfelder sind.
HINWEIS: Die „ Interne Anwalts-ID “ ist eine eindeutige Kennung für jeden Anwalt/Mitarbeiter in Ihrer Organisation. Diese ID wird intern erstellt und nicht von Ihren Mandanten vergeben. Sie muss für jeden Anwalt bei der Einladung eingegeben werden, um doppelte Einträge in Ihren Zeiterfassungs-Uploads und Rechnungen zu vermeiden.
HINWEIS: Jeder Anwalt und jedes Mitglied des Unterstützungspersonals muss einem Standort zugeordnet sein.
Funktions- und Stundensätze
Weiter unten wählen Sie die Fälle aus, denen der neue Mitarbeiter zugeordnet werden soll, inklusive der jeweiligen Funktion und des Stundensatzes. Geben Sie mindestens die ersten beiden Buchstaben des Falls ein, damit die Suchfunktion aktiviert wird. Anschließend können Sie die gewünschten Fälle aus der Ergebnisliste auswählen, indem Sie bei gedrückter Strg-Taste jeweils einen Eintrag anklicken.
Für Benutzer, die für die elektronische Rechnungsstellung zuständig sind, muss die Funktion „Projektmanager“ ausgewählt werden, da diese die erforderlichen Zugangsdaten für die elektronische Rechnungsstellung und die Einladung weiterer Mitarbeiter bereitstellt. Ein Projektanwalt kann nur für sich selbst Zeiten erfassen.
Wenn Sie die eingeladene Person als Ansprechpartner für Angelegenheiten auswählen, beachten Sie bitte, dass diese Person für den Kunden sichtbar sein wird.
Klicken Sie auf das Fragezeichensymbol, um Details anzuzeigen.
HINWEIS : Die Nutzung der Funktion „Lokaler Anwalt“ ist erst möglich, nachdem Ihr Mandant die Büros des Hauptanwalts und des lokalen Anwalts erfolgreich miteinander verbunden hat.
Nachdem Ihr Mandant die Verbindung zwischen der federführenden Kanzlei und der lokalen Rechtsberatung hergestellt und die Mitarbeiter der federführenden Kanzlei dem Projekt hinzugefügt hat, sind von der federführenden Kanzlei die folgenden Schritte durchzuführen:
- Öffnen Sie das entsprechende Projekt und wählen Sie in den Einstellungen die örtliche Rechtsabteilung aus.
2. Wählen Sie den gewünschten Anwalt der örtlichen Rechtsabteilung aus.
3. Geben Sie den mit dem Kunden vereinbarten Stundensatz ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Der örtliche Rechtsanwalt kann nun Zeiten erfassen, die anschließend von der Hauptanwaltskanzlei in Rechnung gestellt werden.
Zeit- und Kostenaufzeichnungen des örtlichen Anwalts
Weitere Informationen zur Erfassung von Arbeitszeiten und Ausgaben finden Sie in unseren Online-Hilfebereichen:
Rechnungsstellung durch den Hauptanwalt
Weitere Informationen zur Eingabe von Rechnungen finden Sie in unserem Online-Hilfebereich:
Sobald Ihr Konto eingerichtet ist, können Sie Ihre Mitarbeiter und Zeiterfasser über die Registerkarte „Mitarbeiter“ verwalten.
Durch Anklicken der ersten Option „Mitarbeiter“ werden alle aktiven Mitarbeiter in alphabetischer Reihenfolge angezeigt und hervorgehoben, wo die Profilinformationen vollständig ausgefüllt werden müssen (abhängig von der Erstellungsmethode).
Das folgende Beispiel zeigt, dass Standortinformationen hinzugefügt werden müssen und ein Benutzer einem Fall zugeordnet und mit einer Funktion versehen werden muss.
Ein Benutzer wird in Rosa angezeigt, wenn er "gesperrt" wurde und daher nicht zu einem Vorgang hinzugefügt werden kann (und somit keine Zeit für einen Vorgang erfasst werden kann).
Es gibt vier Möglichkeiten, wie ein Mitarbeiter oder Gebührenempfänger zu eBilling.Space hinzugefügt werden kann:
- Auf Einladung des Kunden – die E-Mail-Einladung enthält einen anklickbaren Link, der den Nutzer durch die Schritte zur Erstellung seines Profils führt.
- Mitarbeiter einladen – Ein Mitglied Ihres E-Billing-Teams kann einen Benutzer manuell einladen, indem es die Vorlage für die persönlichen Informationen mit allen Pflichtfeldern ausfüllt, einschließlich der Zuordnung zu einem Vorgang und der Zuweisung einer Rolle.
- Zeiterfasser importieren – die Importdatei sollte im CSV-Format vorliegen und zwischen den einzelnen Einträgen ein Semikolon (;) enthalten.
- Zeiterfasser mit Stundensatz importieren – dies ist eine Alternative zur Zeiterfasser-Importdatei. Ihr Kunde bestätigt das benötigte Format. Die Importdatei muss im CSV-Format gespeichert und hochgeladen werden. Trennen Sie die einzelnen Einträge durch ein Semikolon (;). Stellen Sie sicher, dass die Felder „tk_hourly_rate; tk_currency“ ausgefüllt sind, damit der Upload erfolgreich ist.
Sobald Sie einen Zeiterfasser über eine dieser Methoden erstellt oder hochgeladen haben, ist dieser für Ihren Mandanten sichtbar, sodass er die Anwälte und Sachbearbeiter zu den jeweiligen Fällen einladen kann. Alle als Abrechnungsmanager eingerichteten Teammitglieder werden automatisch allen Fällen hinzugefügt.
Genehmigung der Stundensätze
Bitte beachten Sie, dass Sie erst dann eine Rechnung mit den neu importierten Zeiterfassungsmitarbeitern erstellen können, wenn die Stundensätze von Ihrem Mandanten genehmigt wurden. Den Genehmigungsstatus der einzelnen Anwälte können Sie über den Reiter „Freigabestatus der Stundensätze“ einsehen und so direkt mit Ihren Mandanten abstimmen.
Zeitnehmerklassifizierung
eBilling.Space ist eine SaaS-Anwendung (Software as a Service), die in jedem Browser funktioniert. Wir haben das Erscheinungsbild unserer Anwendung jedoch für die folgenden Webbrowser optimiert:
- Google Chrome
- Mozilla Firefox
- Microsoft Edge
Bitte wenden Sie sich an den BusyLamp-Support, falls Sie Schwierigkeiten beim Zugriff auf oder der Anzeige von eBilling.Space haben.
HINWEIS: Die folgenden Hinweise gelten nicht für Organisationen, die SSO (Single Sign-On) für den Zugriff auf eBilling.Space verwenden.
Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihr Passwort zu ändern. Sie können die Seite „Passwort ändern“ auf folgende Weise aufrufen:
a) Klicken Sie auf der linken Seite im Menü auf „Einstellungen“ und anschließend auf „Details“.
b) Klicken Sie auf Ihren Kontonamen (den blauen Namenstext) oben rechts auf dem Bildschirm.
Beide Wege führen Sie zum Abschnitt „ Kontodetails“ ; scrollen Sie dort nach unten zum Abschnitt „Passwort ändern“.
Passwörter müssen länger als 10 Zeichen sein und mindestens einen Buchstaben (sowohl Klein- als auch Großbuchstabe), ein Symbol und eine Zahl enthalten.
Passwort vergessen? Klicken Sie einfach auf dem Anmeldebildschirm auf „ Passwort vergessen“ . Anschließend werden Sie aufgefordert , Ihre E-Mail-Adresse einzugeben und erhalten eine E-Mail mit Anweisungen zum Zurücksetzen Ihres Passworts.
EB.S-Anforderungen
Dies ist die empfohlene Vorgehensweise: Der Zugriff auf die Software „Smart Invoice Converter“ (SIC) erfolgt in der Regel über das eBilling.Space-Dashboard.
Folgende Einstellungen in EB.S sind hierfür erforderlich:
- Ihr Mandant/Auftraggeber muss Ihrem Unternehmen den Zugriff auf die SIC gestatten.
- Der Firmenbenutzer, der die SIC verwenden soll, muss mindestens die Rolle „Abrechnungsmanager“ innehaben.
Falls diese Anforderungen nicht erfüllt werden, wenden Sie sich bitte an den Ansprechpartner Ihres Kunden.
Der Smart Invoice Converter kann auch ohne EB.S.-Zugang genutzt werden. Dies erfordert jedoch Folgendes:
- Fordern Sie die URL der SIC-Website an.
- Manuelle Erstellung eines Kontos (E-Mail-Adresse und Passwort) in SIC
- Die mit dem SIC erstellte LEDES-Datei muss manuell in EB.S hochgeladen werden. Hierfür benötigen Sie entweder ein Billing Manager-Benutzerkonto in EB.S oder Sie senden diese Datei an Ihren Kunden, der sie dann in Ihrem Namen in EB.S hochladen kann.
Ein KI-gestützter Workflow für die Rechnungskonvertierung
Erste Schritte
- Melden Sie sich bei EB.S an. Das Dashboard wird sich öffnen:
2. Die neue Anwendung „Smart Invoice Converter“ wird auf dem Dashboard angezeigt.
3. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das SIC zu öffnen. Hinweis: Beim ersten Start werden Sie aufgefordert, die erfolgreiche Authentifizierung zu bestätigen.
Nutzung des Dashboards
SIC beginnt mit dem Dashboard.
- Ganz oben befinden sich Widgets, die verschiedene Rechnungsstatus anzeigen. Ein Klick führt Sie zur entsprechenden Seite.
- Statistiken zu den von Ihnen hochgeladenen Rechnungen.
- Siehe links, drei Seiten sind in SIC verfügbar.
- Armaturenbrett
- Rechnungsliste
- Rechnungsverbesserungen
- Oben rechts befindet sich die Schaltfläche zum Hochladen von Rechnungen.
Rechnungen hochladen
- Klicken Sie auf diese Schaltfläche, und das Fenster unter Nr. 2 wird sich öffnen.
- Sie können Rechnungen per Drag & Drop oder durch Klicken auf „Dateien hochladen“ auswählen.
- Nach der Aktivierung werden die Rechnungen sofort an die KI-gestützte Datenextraktion übertragen.
- Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Upload zu starten.
Wenn Sie die Rechnung erfolgreich an die KI-Extraktion übertragen haben, können Sie SIC schließen. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald die Rechnung nach erfolgreicher KI-Extraktion wieder für die LEDES-Dateierstellung verfügbar ist.
Rechnungsliste
Die Rechnungsliste zeigt Rechnungen an, die bereits hochgeladen wurden, bis die KI-Extraktion abgeschlossen ist.
- Status: "in Bearbeitung".
- Aktionsschaltflächen
- An die KI-Extraktion senden
- Rechnungsvorschau
- Löschen
- Mehrfachauswahl mit einer Aktionsschaltfläche
- Suchen
Rechnungsverbesserungen
Auf der Seite zur Rechnungsoptimierung werden die erfolgreich extrahierten Rechnungen angezeigt. Hier werden die LEDES-Dateien erstellt.
3 Registerkarten für die von LEDES benötigten Rechnungsdetails:
Rechnungsverbesserungen – Basisdaten
Wählen Sie den Fall/das Projekt aus, um die Felder für Kanzlei- und Mandantendaten zu füllen.
Rechnungsoptimierungen – Zeiterfassung
Die auf der Rechnung angegebenen Zeitnehmer werden mit EB.S. abgeglichen.
Rechnungsverbesserungen – Einzelposten
Mithilfe von KI werden die UTBMS-Codes automatisch zugewiesen.
Erstellung der LEDES-Datei
Details Rechnungsverbesserungen
