Willkommen zu unseren ersten Release Notes in 2025, in denen wie Ihnen die neuesten Funktionen und Verbesserungen für EBilling.Space präsentieren.
Wir freuen uns, Ihnen die folgenden neuen und wertschöpfenden Funktionen zur Verfügung zu stellen. Die Highlights:
- Ein neuer, vereinfachter ‘hourly rates approval workflow‘
- Datenbereinigung mit der automatischen Archivierung von Zeit- und Auslageneinträgen
- Bessere Visualisierung von Gutschriften und Erstattungen durch die Anzeige als negativer Betrag
Wir hoffen, dass Ihnen die neue Version genauso gut gefallen wird wie uns.
-Ihr EBilling.Space Team
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Dann kontaktieren Sie bitte Ihren personlichen Customer Success Manager!
Neuer Workflow für die Genehmigung von Stundensätzen
Bitte beachten Sie: Diese neue Funktion ist optional. Es sind Einstellungen erforderlich, um diesen neuen Workflow zu aktivieren. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.
Der neue Workflow zur Genehmigung von Stundensätzen bietet ein einfaches Konzept zum Hochladen von Timekeepern (TK) und und deren Stundensätze zum Zwecke der Genehmigung. EB.S erlaubt es dem Benutzer, nur die TK den Projekten zuzuordnen, die über genehmigte Stundensätze für die aktuellen oder zukünftigen Zeiträume verfügen.
Derzeit gibt es in EB.S mehrere Bereiche, in den Sie einen Stundensatz für einen TK hinzufügen können, z. B. in den Matter-Einstellungen per TK-Klassifizierung, auf der Seite mit den Kanzleieinstellungen und anderen. Mit der Aktivierung dieses neuen Workflows ist es nicht mehr möglich, weitere TK-Stundensätze hinzuzufügen. Rechnungen, die mit einem anderen als dem genehmigten Stundensatz hochgeladen werden, werden automatisch abgelehnt oder gekennzeichnet (abhängig von Ihren Workflow-Einstellungen).
Letztendlich können nur noch Rechnungen und Zeiteinträge basierend auf den genehmigten Tarifen und Zeiträumen hochgeladen oder als gültig gekennzeichnet werden.
Wichtigstes in Kürze:
- Aktivieren Sie den Workflow für die Genehmigung von Stundensätzen
- Richten Sie den Workflow für die Genehmigung von Stundensätzen als zentrale Einstellung (‚single source of truth‘) ein, sodass nur genehmigte und zentral verwaltete Sätze gültig sind
- Der TK muss über einen genehmigten Stundensatz und eine zugewiesene Dauer verfügen, sonst kann er keine Zeit erfassen oder Rechnungen hochladen
- Dies hat zur Folge, dass Stundensatz und Zeitraum Teil der Richtlinienprüfung sind, wenn es um die Erstellung oder den Upload von Rechnungs-/Zeiteinträgen geht, so dass ungültige Tarife und Zeiträume automatisch abgelehnt werden
- Verbesserung der Visualisierung von Messaging- und Workflow-Schritten
Mit diesem neuen Ansatz werden nur zukünftige Rechnungen und Zeiteinträge verwaltet!
Wenn Sie diesen Workflow zur Genehmigung von Stundensätzen derzeit nicht verwenden, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager und erfahren Sie mehr über die Vorteile dieser großartigen Funktion!
Kanzleiseite
TK upload auf Kanzleiseite
Bitte informieren Sie Ihre Kanzlei über diese Änderungen! Bitte beachten Sie: Wenn dieser neue Genehmigungsworkflow aktiv ist, ist es nicht mehr möglich, einen Stundensatz für einen TK manuell hinzuzufügen. Ausnahme: Spezielle Stundensätze in Projekten sind weiterhin möglich.
TK können sehr schnell und einfach über den vorhandenen Excel-Datei-Upload hochgeladen werden. Die TK-Daten müssen jedoch die TK-ID, den Stundensatz und den Validierungszeitraum enthalten. Andernfalls wird der Upload abgelehnt.
Zusätzlich wird eine Validierungsprüfung gegen die TK und deren Stundensatz und Validierungszeitraum durchgeführt. Bei Überschneidungen des Zeitraums wird der Upload in dem Fall abgelehnt, wenn es Unterschiede in den Stundensätzen geben sollte.
Änderungen in den Projekteinstellungen
Auf der Seite "Matter-Einstellungen" werden nun die zugewiesenen TK mit dem gültigen Stundensatz angezeigt.
Clientseite
Änderungen auf der Genehmigungsseite für Stundensätze
Auf dieser Seite werden alle TK und ihre Stundensätze und Zeiträume angezeigt. Sie können nach "übermittelten" Datensätzen filtern, sodass nur die neuen Datensätze angezeigt werden. Darüber hinaus zeigt die Info-Popup-Ansicht Details zum hochgeladenen Benutzer an und ermöglicht die Genehmigung jedes Datensatzes.
Änderungen in den Matter-Einstellungen
Im Abschnitt "Anwälte" wird nun Folgendes angezeigt:
- TK-ID
- Genehmigter Stundensatz
- Gältigkeitszeitraum
Wenn ein Anwalt einen genehmigten Stundensatz hat, hat er:
- kann zu einem Projekt hinzugefügt werden
- wird er als aktiv angezeigt.
Wenn ein Stundensatz eines bestimmten Anwalts ungültig sein wollte, dann bleibt der Anwalt in dem Projekt sichtbar, wird aber automatisch gesperrt, so dass keine weitere Zeiten oder Rechnungen für ihn erfasst werden können. Die Sperre wird erst aufgehoben, wenn die Kanzlei einen neuen Stundensatz für den aktuellen Zeitraum hochgeladen und dieser vom Mandanten, also Ihnen, genehmigt wurde.
Ausnahme: Benutzer von Anwaltskanzleien, die als Abrechnungsmanager (‚Billing Manager‘) definiert sind, sind eine Ausnahme, da sie auch dann zu einem Projekt hinzugefügt werden können, wenn sie keinen gültigen Stundensatz haben.
Im Abschnitt "Spezielle Projekteinstellungen" können projektbezogene Stundensätze für bestimmte TKs hinzugefügt werden.
Seite "Anwaltseinstellungen"
Die Anwaltseinstellungen wurden um TK-ID und Stundensatz erweitert. Es gibt drei Status für die Felder für den Stundensatz:
- Satz in grün: gültiger Stundensatz
- Satz in Rot: Stundensatz ist abgelaufen
- Kein Satz: Ein Stundensatz wurde noch nie hochgeladen
Das "i"-Symbol neben dem Stundensatz zeigt Ihnen den Verlauf der genehmigten Stundensätze und die Zeiträume an..
Versteckte Abschnitte für Stundensätze
Die folgenden Abschnitte sind ausgeblendet, so dass keine anderen Stundensätze für einen TK definiert werden können:
- Einstellungen der Anwaltskanzlei
- Abschnitt "Rahmenvereinbarung"
- Abschnitt "Standardstundensätze pro Rechtsanwalt"
- Matters-Seiten und Matter-Erstellungsformular
- Sektion "Anwaltskanzleien": pro Anwalt (Stundensatz für LF und Matter)
- Abschnitt "Abrechnungsinformationen": "Mischpreis", "Pauschalgebühr" und "Erfolgshonorar"
Automatische Archivierung von nicht fakturierten Einträgen
Zeit- und Auslageneinträge, die nicht auf fakturiert/abgerechnet gesetzt sind, können nun automatisch archiviert werden. EB.S bietet eine automatische Funktion, mit der solche Einträge nach einer bestimmten Dauer automatisch archiviert werden.
Automatische Archiveinstellung
Öffnen Sie auf der Kunden-Seite den Abschnitt "Einstellungen" in der linken Menüleiste und öffnen Sie dann die "Unternehmen". Gehen Sie zum neuen Abschnitt "Unternehmensweite Einstellungen". Unter "Archivierung nicht abgerechneter Einträge“ können Sie die Dauer auswählen, nach der die Einträge automatisch auf archiviert gesetzt werden sollen. Diese basiert auf dem Datum der letzten Änderung des Eintrags.
Archiv auf Kundenseite: Zeiteinträge und Auslagen
Öffnen Sie den Abschnitt "Erfasste Zeiten" in "Finanzen" in der linken Menüleiste. Das rechte Filterpanel bietet nun den Filter, um alle Zeiteinträge mit dem Status "archiviert" anzuzeigen.
Mit einem Klick auf das Symbol in der Spalte "Optionen" des Datensatzes kann dieser wieder aktiviert werden. Dies ist derzeit nur auf der Client-Seite von EB.S verfügbar.
Bitte beachten Sie: Im Hintergrund werden bei einem wöchentlichen Archivierungsjob die Zeit- und Auslagendatensätze automatisch archiviert. Wenn diese archiviert wurden, erhält die Kanzlei eine E-Mail, die diese zu den archivierten Einzelposten in EB.S weiterleitet. Die Anwaltskanzlei kann sich dann dafür entscheiden, alle archivierten Einzelposten in einem Zuge zu löschen.
Gutschriften und Erstattungsvermerke werden negativ ausgewiesen
In der Buchhaltung zeigen Rechnungen durch positive Beträge, wenn diese in EB.S eingehen, während Gutschriften und Erstattungsvermerke einen negativen Geldausgang ausweisen. Auf diese Weise haben Sie positive und negative Transaktionen, die sich gegenseitig aufheben. Daher haben wir uns entschieden, Gutschriften und Erstattungsanzeigen mit negative Beträgen in EB.S auszuweisen, um den Unterschied besser zu visualisieren.
Darüber hinaus berücksichtigen die Gesamtbeträge im Statusbereich auf der Detailseite der Projekte jetzt auch Gutschriften und Erstattungsanzeigen.
Tab ‚Rechnungen‘ im Projekt:
Tab Details im Projekt – Status
Berichtsassistent: Neuer Filter 'Jurisdiktion'
Der Berichts-Assistent bietet einen neuen Filter: 'Jurisdiktion’. Neben den Ländern können Sie eine Region für Ihren Bericht auswählen. Beispiel: Die EU-Region umfasst die Länder Deutschland, Frankreich und Polen. Infolgedessen enthält der Bericht alle Projekte aus Frankreich, Deutschland oder Polen.
Bitte beachten Sie: Regionen können im Abschnitt "Einstellungen" in der linken Menüleiste erstellt werden.
Kennzeichnung von Stundensätzen, die niedriger sind als genehmigt
Wenn ein Anwalt Zeiteinträge oder Rechnungen mit einem Stundensatz hochlädt, der den genehmigten Stundensatz übersteigt, oder Zeiteinträge oder Rechnungen mit einem Stundensatz hochlädt, der niedriger ist als der genehmigte Stundensatz, dann werden beide jetzt ordnungsgemäß in EB.S markiert und visualisiert.
Beispiel:
Darüber hinaus werden diese Informationen auch in entsprechenden Berichten angezeigt.
Änderung für Filter 'Rechnung mit Positionen‘ auf der Rechnungsseite
Auf der Rechnungsseite wird der Filter "Nur Rechnungen mit Positionen" auf dem rechten Filterpanel angezeigt. Dieser Filter war verbunden mit dem Filter "Rechnungsnummer", d.h. nur Rechnungen, die nach Rechnungsnummer gefiltert wurden. könnte zusätzlich nach "Nur Rechnungen mit Positionen" gefiltert werden. Diese Verbindung ist nun aufgehoben, so dass nun alle Rechnungen der Tabelle nach 'nur Rechnungen mit Positionen‘ gefiltert werden können.
