Im Bereich „Rechnungen/Gutschriften“ können Sie bestehende Rechnungen, Erstatungsbelege und Gutschriften anzeigen und bearbeiten.

In der oberen linken Ecke können Sie im Filterbereich die angezeigten Rechnungen nach folgenden Kriterien filtern:

• Rechnungsdatum/Gutschriftsdatum (Auswahlmenü)
• Zeitraum (Dropdown-Menü)
• Rechnungs-/Gutschriftsnummer
• Stichwort
• Betrag von und bis
• Kunden
• Angelegenheiten (mit der Option „ Alle nachrangigen Angelegenheiten einbeziehen“)
• Status und Typ (Dropdown-Menüs) mit Kontrollkästchen zur Einbeziehung von Rechnungen mit offenen Fragen, Rechnungen mit beantworteten Fragen und/oder Rechnungen mit Anmerkungen .
• Sortieren nach und Bestellrichtung (Dropdown-Menüs)

Klicken Sie auf „Exportieren“ , um die ausgewählten Daten zu exportieren, auf „Löschen“ , um die Suchfilteroptionen zu entfernen, oder auf „Filtern“ , um die Ergebnisse zu filtern. Verwenden Sie das Sternsymbol oben, um den Filter zu speichern, oder den Pfeil nach oben , um das Filterfenster zu minimieren.

Das Analysefeld „Rechnungen“ bietet wichtige Einblicke und Analysen zu den Rechnungen. Klicken Sie auf den Pfeil nach oben, um das Filterfeld zu minimieren.

Im Hauptbereich „Rechnungen“ werden die wichtigsten Details der Rechnungen angezeigt, darunter:

• AUSWEIS
• Empfänger
• Angelegenheit(en); klicken Sie auf den Link „Angelegenheit“, um zur entsprechenden Seite zu gelangen.
• Menge
• Status
• Optionen (Link zu Rechnungen, Rechnung löschen, Rechnung exportieren, Rechnung herunterladen); Sie können auch auf den Abwärtspfeil klicken, um weitere Details anzuzeigen.

Beachten Sie, dass Sie oben auf dem Bildschirm die Möglichkeit haben, die Details aller angezeigten Einträge einzublenden und wieder freizuschalten. Ganz links im Bedienfeld sehen Sie ein Symbol, das den Rechnungsstatus anzeigt (Wartet auf Prüfung, Storniert oder Gutschrift).

Wenn Sie auf „ Rechnung verknüpfen“ klicken , wird dieser Bildschirm angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um aktive Rechnungen anzuzeigen , und geben Sie die Rechnungsnummer in das Textfeld ein. Klicken Sie auf „Senden “, um die Verknüpfung herzustellen, oder auf „Abbrechen“ , um den Vorgang abzubrechen.

Wenn Sie auf „Löschen “ klicken , erscheint dieser Bildschirm. Sie können zwischen „Nein, nicht abbrechen“ oder „Ja, abbrechen“ wählen.

Durch Klicken auf „Exportieren und Herunterladen“ werden die Rechnungen als .txt- und .zip-Dateien exportiert.  

Klicken Sie auf „Rechnung erfassen“ , um eine Rechnung zum System hinzuzufügen. Sie müssen folgende Felder ausfüllen:

• Name der Anwaltskanzlei
• Standort (Dropdown-Menü)
• IBAN/Kontonummer, BIC/Swift-Code, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer
• Straße/Hausnummer, Adresszusatz, Postfach und Bank
• Postleitzahl , Ort, Bundesland oder Region und Land (Auswahlmenü)
• Bestellnummer
• Angelegenheiten (mit der Option, alle nachrangigen Angelegenheiten oder nur Angelegenheiten mit Kosten einzubeziehen).
• Rechnungszeitraum (von bis) sowie Rechnungsnummer und -datum
• Gebühr, Gebühr (steuerfrei), Ausgaben und Ausgaben (steuerfrei)
• Steuern und Währung (Dropdown-Menü)
• Rechnungsbeschreibung

Sie können die Rechnung auch als PDF hochladen . Felder mit einem Sternchen sind Pflichtfelder.

Klicken Sie auf Speichern , um die Rechnung abzuschließen.

Klicken Sie auf „Gutschrift erfassen“, um dem System eine Gutschrift hinzuzufügen. Sie müssen folgende Felder ausfüllen:

• Name der Anwaltskanzlei
• Standort (Dropdown-Menü)
• IBAN/Kontonummer, BIC/Swift-Code, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer
• Straße/Hausnummer, Adresszusatz, Postfach und Bank
• Postleitzahl , Ort, Bundesland oder Region und Land (Auswahlmenü)
• Bestellnummer
• Angelegenheiten (mit der Option, alle nachrangigen Angelegenheiten oder nur Angelegenheiten mit Kosten einzubeziehen).
• Gutschriftnummer und Gutschriftdatum
• Währung (Auswahlmenü), Betrag und Steuer
• Beschreibung der Gutschrift

Sie können die Rechnung auch als PDF hochladen . Felder mit einem Sternchen sind Pflichtfelder.

Klicken Sie auf Speichern, um die Rechnung abzuschließen.

Verwenden Sie den Datenimport , um Datendateien in das System hochzuladen. Im Standardfenster „ Datei-Upload“ können Sie Dateien hochladen. Klicken Sie auf „Dateien durchsuchen“ , um Dateien auszuwählen und hochzuladen. Alternativ können Sie in den Konfigurationsoptionen den Importmodus, das Trennzeichen und die Umhüllung aus den Dropdown-Menüs auswählen .

Bitte beachten Sie, dass bei Rechnungen die Dateinamen der CSV- und PDF-Dateien identisch sein müssen.

Am unteren Rand der Seite befinden sich Beispieldateien und Spezifikationsdateien.

Klicken Sie auf „Upload-Protokoll“ , um die Upload-Protokolle anzuzeigen. Verwenden Sie den Filter oben, um nach Upload-Zeitpunkt, Status (Dropdown-Menü), Importtyp (Dropdown-Menü) und Rechnungsnummer zu filtern. Klicken Sie auf „Filter“ , um die Filterauswahl zu ändern, oder auf „Löschen“, um sie aufzuheben.

Auf dem Hauptbildschirm werden der Upload-Protokollstatus , die Upload-Zeit, der Importtyp, die Rechnungsnummer und der Name des Uploaders angezeigt.

Unter Optionen können Sie die Statusmeldung, Fehler und die Datei herunterladen.